SKRÓCENIE OKRESU PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ

15 stycznia 2019 Poland

Od 01.01.2019 r. skrócony zostaje okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych. Będzie on wynosić 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy z pracownikiem zamiast aktualnie 50 lat.

Od 2019 roku pracodawca będzie przekazywał do ZUS imienne raporty miesięczne zapisywane na koncie pracownika, w których zawarte będą wszelkie informacje niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń emerytalnych lub rentowych oraz ich wysokości, a w konsekwencji tak długie przechowywanie dokumentacji nie będzie już konieczne. Zmiana wyeliminuje w przyszłości konieczność uzyskiwania od byłego pracodawcy druku Rp-7 (zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu) czy też potrzebę poszukiwania następcy prawnego byłego pracodawcy.

Uwaga! Zmiana dotyczy pracowników zatrudnionych po 01.01.2019, a dokumentację osób zatrudnionych przed tą datą pracodawcą nadal będzie przechowywał przez 50 lat. Okres ten będzie mógł być skrócony do 10 lat jeśli pracodawca złoży w ZUS odpowiedni raport informacyjny.

DOKUMENTACJA PRACOWNICZA W WERSJI ELEKTRONICZNEJ

Zmiany przepisów umożliwią również pracodawcy od 01.01.2019 roku prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej.

Decyzja o sposobie przechowywania akt osobowych będzie należała zawsze do pracodawcy, gdyż przepisy pozostawiają dowolność wyboru. W przypadku, gdy pracodawca zdecyduje się na formę elektroniczną nie będzie już musiał przechowywać dokumentacji w postaci papierowej.

PRACODAWCO PAMIĘTAJ!

Przepisy nakazują poinformowanie pracowników o długości przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz możliwości ich odbioru po okresie 10 -letniego przechowywania.

Również, gdy pracodawca zdecyduje się przejść z wersji papierowej teczek na elektroniczną lub odwrotnie musi poinformować zatrudnionych.

PODSTAWA PRAWNA

USTAWA z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.