Wiele firm uczestniczących w transgranicznych transakcjach towarowych mierzy się z powtarzalnym wyzwaniem, jakim jest konieczność finansowania VAT już na wczesnym etapie obrotu (przy imporcie lub WNT) oraz z coraz większym obciążeniem obowiązkami formalnymi. W odpowiedzi na te problemy, Rada Ministrów zaproponowała wprowadzenie możliwości skorzystania z nowej instytucji - Skład VAT - która w założeniu ma ułatwić obrót towarowy.
Projekt nowelizacji ustawy o VAT (UD314), procedowany obecnie w Sejmie (numer druku: 2677) zakłada wdrożenie w Polsce procedury składu VAT (składu innego niż celny) – instytucji przewidzianej w Dyrektywie VAT i stosowanej już w części państw UE. Zgodnie z założeniami projektu, regulacje mają wejść w życie 1 stycznia 2027 r., dlatego 2026 r. jest kluczowy dla przygotowania procesów, logistyki, ewidencji oraz wniosków o zezwolenia.
Czym jest skład VAT?
Skład VAT to wydzielone i oznaczone miejsce na terytorium Polski, w którym towary mogą zostać objęte szczególną procedurą VAT na warunkach wskazanych w zezwoleniu na prowadzenie składu VAT. W praktyce będzie to najczęściej magazyn lub wydzielona strefa magazynowa, plac składowy, silos albo zbiornik – kluczowe jest, aby zapewniały możliwość oddzielenia towarów objętych procedurą od towarów nią nieobjętych i ich jednoznaczną identyfikację Projektowane przepisy mają wspierać uproszczenie rozliczeń i poboru VAT w transgranicznym obrocie towarowym, zwłaszcza przy modelach opartych o import oraz WNT.
Najważniejszy element mechanizmu dotyczy momentu rozliczenia VAT. W okresie, gdy towary pozostają w procedurze, ustawodawca przewiduje możliwość stosowania stawki 0% do określonych czynności jak: dostawy do składu, WNT do składu, dostaw wewnątrz składu oraz usług bezpośrednio związanych z towarami. Dopiero zakończenie procedury (co do zasady przy wyprowadzeniu towarów) ma powodować powstanie obowiązku podatkowego i konieczność złożenia odrębnej deklaracji oraz zapłaty podatku w krótkim terminie. To przesuwa ciężar rozliczeń na etap „wyjścia” z procedury i ogranicza ciężar finansowania VAT na wcześniejszych etapach obrotu.
Skład VAT nie jest jednak „zwykłym magazynem” – procedura jest oparta na reżimie formalnym. Projekt zakłada dwa poziomy uprawnień: osobne zezwolenie dla prowadzącego skład VAT oraz dla podmiotów stosujących procedurę. Przekłada się to na obowiązki dokumentacyjne i ewidencyjne (m.in. potwierdzenia przyjęcia towaru, ewidencja towarów w procedurze oraz dodatkowe zgłoszenia). W praktyce kluczowa będzie spójność procesów logistycznych z danymi podatkowymi, w tym prawidłowe fakturowanie – łącznie z wymaganiami dotyczącymi KSeF przy dostawach do składu i przy zakończeniu procedury.
Jednocześnie projekt wprowadza istotne ograniczenia. Procedura ma obejmować towary inne niż akcyzowe, z wyłączeniem sprzedaży detalicznej oraz zużycia towarów w składzie (w tym do produkcji). Co więcej, czynności (np. naprawy, badania techniczne) realizowane względem towarów w składzie nie mogą prowadzić do zmiany klasyfikacji towarów według CN lub klasyfikacji statystycznych – w przeciwnym razie procedura ulega zakończeniu.
Jakie transakcje mają korzystać ze stawki 0% VAT?
Projekt przewiduje zastosowanie stawki 0% VAT do następujących zdarzeń gospodarczych związanych z towarami objętymi procedurą:
- dostawa towarów do składu VAT,
- wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) do składu VAT,
- dostawy towarów realizowane wewnątrz składu VAT (o ile towar pozostaje w procedurze),
- usługi wykonywane w składzie VAT, bezpośrednio związane z towarami (np. magazynowanie, sortowanie, przeładunek, pakowanie, konserwacja, utrzymanie towarów w określonych warunkach).
Z perspektywy rozliczeń, kluczowe jest to, że mechanizm ma ograniczać sytuacje, w których podatnik musi angażować środki pieniężne na zapłatę VAT (czy to w rozliczeniach z urzędem skarbowym, czy też w rozliczeniach z kontrahentem).
Czy każdy towar można objąć procedurą Skład VAT?
Nie. Zgodnie z założeniami projektu, procedurą będą mogły być objęte tylko określone towary wymienione w projektowanym załączniku nr 17 do ustawy o VAT – wskazany załącznik zawiera aktualnie 16 pozycji zróżnicowanych towarów, od warzyw i owoców, poprzez chemikalia aż po pojazdy nieszynowe. – Nie oznacza to jednak, że do każdego towaru będzie można zastosować procedurę - Minister właściwy do spraw finansów publicznych w drodze rozporządzenia określi, które towary ze wskazanego załącznika będą mogły być nią objęte.
Co istotne, wybór określonych towarów powinien nastąpić z uwzględnieniem:
- wspierania określonych dziedzin działalności gospodarczej,
- rozwoju handlu międzynarodowego,
- przebiegu realizacji budżetu państwa.
Jakie operacje na towarach są dopuszczalne, a jakie ryzykowne?
Dopuszczalne są typowe czynności logistyczne i usługowe powiązane z utrzymaniem i obsługą towaru, o ile nie wpływają na jego klasyfikację. W naszej ocenie będą to np. : przepakowanie w opakowania zbiorcze, sortowanie partii, przeładunek, etykietowanie logistyczne, kontrola stanu opakowań czy konserwacja.
Ryzyko naruszenia warunków pojawia się wtedy, gdy działania w składzie prowadzą do zmiany klasyfikacji Nomenklatury scalonej (CN) lub klasyfikacji wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, co wprost wskazano jako jedno ze zdarzeń kończących procedurę.
Limit 24 miesięcy
Towary mogą pozostawać w procedurze składu VAT maksymalnie 24 miesiące od dnia objęcia procedurą. Upływ tego terminu stanowi zdarzenie kończące procedurę i automatycznie uruchamia obowiązki rozliczeniowe.
W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia dość rygorystycznych kontroli terminów na poziomie ewidencji (partie, daty przyjęcia, rotacja) oraz oczywiście spójności danych pomiędzy systemami magazynowymi i podatkowymi.
Czy można składować jednocześnie towary „proceduralne” i „zwykłe”?
Tak. Projekt dopuszcza sytuację, w której w jednym składzie znajdują się równocześnie:
- towary objęte procedurą składu VAT,
- towary nieobjęte tą procedurą.
Warunek jest praktyczny i jednoznaczny: towary objęte procedurą muszą być składowane w wydzielonym miejscu wskazanym w ewidencji, a ewidencja ta powinna umożliwiać ich jednoznaczną identyfikację.
Jakie warunki trzeba spełnić, aby zastosować 0% przy dostawie do składu VAT?
W przypadku dostawy do składu VAT projekt przewiduje łączne spełnienie warunków formalnych, tzn.:
- podatnik dokonujący dostawy towarów musi posiadać zezwolenie na stosowanie procedury składu VAT,
- nabywca towarów musi posiadać zezwolenie na stosowanie procedury składu VAT,
- podatnik dokonujący dostawy towarów musi posiadać dokument potwierdzający wprowadzenie danego towaru do składu VAT.
Analogicznie, dla WNT do składu VAT istotne są: zezwolenia po stronie nabywcy, objęcie towaru procedurą oraz posiadanie potwierdzenia przyjęcia towarów w składzie VAT.
Dwa zezwolenia: kto i kiedy musi je uzyskać?
Projekt opiera procedurę na dwóch odrębnych zezwoleniach wydawanych przez Naczelnika Urzędu Skarbowego:
1) Zezwolenie na prowadzenie składu VAT
Otrzyma je podmiot spełniający warunki wiarygodności, w tym m.in. dotyczące statusu podatkowego, braku prowadzenia wobec niego określonych postępowań (egzekucyjnych, upadłościowych, restrukturyzacyjnych itp.), braku zaległości podatkowych (z przewidzianymi wyjątkami), posiadania siedziby w UE, rejestracji do celów VATi tytułu prawnego do miejsca składu VAT.
Dodatkowe warunki dotyczą sytuacji, gdy podmiotem, który zamierza prowadzić skład VAT jest przykładowo osoba fizyczna czy osoba będąca wspólnikiem spółki cywilnej – w takim przypadku nie może być skazana prawomocnym wyrokiem za niektóre przestępstwa np. przestępstwo skarbowe.
Należy pamiętać, że warunki obejmują również miejsce, w którym ma być prowadzony skład VAT – musi posiadać adres i tworzyć oznaczoną, wydzieloną całość z odpowiednim zapleczem, dostosowanym do rodzaju towarów, które będę przechowywane w składzie VAT.
2) Zezwolenie na stosowanie procedury składu VAT (dla użytkownika procedury)
Podmiot, który chce korzystać z procedury, również musi spełnić warunki ustawowe (m.in. bycie czynnym podatnikiem VAT przez określony czas, brak toczących się wobec niego określonych postępowań, brak zaległości podatkowych z pewnymi ustępstwami). Projekt wskazuje także kryteria typowe dla większych organizacji (np. wątek badania sprawozdań finansowych) oraz kryterium dotyczące braku skazania za określone przestępstwa. Zezwolenie jest wydawana na okres 36 miesięcy, licząc od dnia jego wydania.
Kiedy procedura składu VAT się kończy?
Projekt wskazuje katalog zdarzeń kończących procedurę, w tym m.in.:
- wyprowadzenie towarów ze składu VAT,
- dostawę towarów objętych procedurą na rzecz podmiotu bez ważnego zezwolenia na stosowanie procedury,
- wykonanie czynności powodujących zmianę klasyfikacji CN lub klasyfikacji wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej,
- zniszczenie, utrata lub kradzież towarów,
- upływ 24 miesięcy od objęcia procedurą danych towarów,
- cofnięcie zezwolenia na prowadzenie składu VAT,
- cofnięcie zezwolenia na stosowanie procedury składu VAT,
- upływ terminu zezwolenia na stosowanie procedury składu VAT, jeśli nie zostanie przedłużone.
Co oznacza zniszczenie, utrata lub kradzież towarów w składzie VAT?
Projekt wprost traktuje zniszczenie, utratę lub kradzież towarów objętych procedurą jako zdarzenia, które kończą procedurę. Istotne są tu dwa elementy praktyczne:
- jeżeli można ustalić dzień zdarzenia, to on wyznacza moment zakończenia procedury,
- jeżeli nie da się go ustalić, przyjmuje się dzień stwierdzenia zdarzenia.
Z perspektywy obowiązków podatkowych oznacza to uruchomienie terminów na złożenie wymaganej deklaracji zakończenia procedury oraz zapłatę VAT (zgodnie z projektowanymi zasadami).
Jak rozlicza się VAT po zakończeniu procedury?
Po zakończeniu procedury:
- powstaje obowiązek podatkowy w momencie zakończenia procedury,
- podstawą opodatkowania jest co do zasady wartość podstawy opodatkowania z tytułu dostawy lub WNT (albo wartość podstawy z ostatniej dostawy wewnątrz składu VAT), powiększona o wartość podstawy opodatkowania z tytułu usług związanych z towarem, jeśli były rozliczane stawką 0%,
- podatnik składa deklarację o zakończeniu procedury drogą elektroniczną w terminie do 5. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło zakończenie procedury składu VAT,
- VAT należy wpłacić na rachunek urzędu skarbowego w terminie 5 dni od dnia zakończenia procedury składu VAT.
Projekt przewiduje również, że kwota podatku zapłacona z tytułu zakończenia procedury składu VAT zwiększa kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu zakończenia procedury składu VAT.
Odpowiedzialność prowadzącego skład VAT – kiedy pojawia się ryzyko solidarne?
Projekt przewiduje odpowiedzialność solidarną prowadzącego skład VAT w sytuacji, gdy wiedział lub miał uzasadnione podstawy przypuszczać, że VAT należny w związku z wyprowadzeniem towarów nie zostanie zapłacony (w całości lub części).
W praktyce oznacza to, że operator składu będzie musiał wdrażać procedury weryfikacji użytkowników, ich zezwoleń oraz kontrolę przepływów towarów, a relacje umowne będą wymagały precyzyjnego uregulowania odpowiedzialności i zabezpieczeń.
Jakie obowiązki ewidencyjne i raportowe będą kluczowe?
Projekt zakłada dodatkowe obowiązki po obu stronach:
Prowadzący skład VAT ma m.in.:
- wystawiać i przekazywać dokumenty potwierdzające przyjęcie towarów do składu,
- prowadzić w postaci elektronicznej ewidencję towarów objętych procedurą i udostępniać ją na każde żądanie naczelnika urzędu skarbowego.
Podmioty stosujące procedurę mają m.in.:
- składać zgłoszenia podsumowujące o towarach wprowadzonych do składu VAT – za okresy tygodniowe, w terminie do 3. dnia tygodnia następującego po tygodniu, w którym towary wprowadzono.
Co warto przygotować w 2026 r., aby wejść w 2027 r. bez ryzyk?
- Analiza asortymentu i operacji pod kątem możliwości stosowania procedury składu VAT i zakazu zmiany klasyfikacji CN oraz braku możliwości prowadzenia produkcji i zużycia towarów w ramach składu VAT.
- Projekt ewidencji umożliwiającej identyfikację partii towarów, rozdzielenie towarów objętych i nieobjętych procedurą oraz kontrolę upływu 24 miesięcy.
- Spójność z KSeF (oznaczenia na fakturach, obieg potwierdzeń przyjęcia).
- Model współpracy z operatorem składu (SLA, odpowiedzialności, dostęp do danych, procedury incydentowe).
- Zarządzanie zezwoleniami (terminy, odnowienia, kontrola statusu kontrahentów).
- Procedura zakończenia (kto zgłasza, jak ustala podstawę opodatkowania, jak pilnuje terminu 5 dni, jak zapewnia finansowanie/zabezpieczenie).
Należy pamiętać, że opisane powyżej informacje dotyczą projektu ustawy – tym samym, wiele aspektów takich jak zakres towarów wskazanych w załączniku nr 17 czy moment rozpoczęcia obowiązywania instytucji składu VAT mogą ulec zmianie.
FAQ – najczęstsze pytania o skład VAT (2026/2027)
1) Od kiedy skład VAT ma obowiązywać w Polsce?
Założenia projektu wskazują na 1 stycznia 2027 r. Rok 2026 służy przygotowaniu organizacyjnemu i formalnemu.
2) Jakie czynności obejmie stawka 0% VAT?
Dostawy do składu VAT, WNT do składu VAT, dostawy wewnątrz składu VAT oraz usługi bezpośrednio związane z towarami w składzie (np. magazynowanie, sortowanie, przeładunek, pakowanie, konserwacja).
3) Jakich towarów nie można objąć procedurą?
Projekt wyłącza wyroby akcyzowe oraz zakłada zakaz obejmowania procedurą towarów przeznaczonych do sprzedaży detalicznej i towarów zużywanych w składzie (w tym do produkcji). Zakres towarów faktycznie objętych procedurą składu VAT zostanie doprecyzowany w rozporządzeniu.
4) Jak długo towar może pozostawać w procedurze?
Maksymalnie 24 miesiące od dnia objęcia procedurą.
5) Czy można wykonywać w składzie pakowanie i przepakowanie?
Tak, o ile są to usługi bezpośrednio związane z towarem i nie dochodzi do zmiany klasyfikacji CN lub klasyfikacji wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej.
7) Jakie zezwolenia są wymagane?
Oddzielnie: zezwolenie na prowadzenie składu VAT (operator) oraz zezwolenie na stosowanie procedury (użytkownik). Dodatkowo, w określonych transakcjach warunkiem stosowania stawki 0% jest posiadanie stosownych zezwoleń przez strony.
8) Co kończy procedurę składu VAT?
M.in. wyprowadzenie towarów, dostawa do podmiotu bez zezwolenia, zmiana klasyfikacji CN, zniszczenie/utrata/kradzież, upływ 24 miesięcy oraz cofnięcie lub wygaśnięcie zezwoleń.
9) Jakie są terminy po zakończeniu procedury?
Projekt przewiduje złożenie elektronicznej deklaracji zakończenia w terminie do 5. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło zakończenie procedury składu VAT oraz zapłatę VAT w terminie 5 dni od dnia zakończenia procedury.
10) Na czym polega ryzyko odpowiedzialności solidarnej operatora składu?
Prowadzący skład może odpowiadać solidarnie, jeśli wiedział lub miał uzasadnione podstawy, by przypuszczać, że VAT związany z wyprowadzeniem towarów nie zostanie zapłacony.
Warto także przeczytać:
Stałe miejsce prowadzenia działalności a obowiązek fakturowania w KSeF
Uszczelnienia VAT – projekt nowelizacji ustaw
Dodatkowe pytania w zakresie Skład VAT? Zapraszamy do kontaktu:
