Od stycznia 2026 roku Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) stanie się znacznie silniejszym organem nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy. Reforma zakłada rozszerzenie kompetencji inspektorów, uproszczenie procedur kontrolnych oraz większą wymianę informacji między instytucjami publicznymi. Dla pracodawców oznacza to nie tylko częstsze kontrole, lecz także większe znaczenie prewencji i zgodności wewnętrznej.
Nowa struktura i zadania PIP
Reforma, której szczegóły ogłoszono we wrześniu 2025 roku, wprowadza reorganizację Państwowej Inspekcji Pracy. Celem zmian jest usprawnienie nadzoru nad przestrzeganiem przepisów prawa pracy, w tym zasad BHP, wynagrodzeń, czasu pracy oraz zatrudnienia cudzoziemców.
Nowa struktura PIP zakłada m.in.:
- większą specjalizację zespołów kontrolnych (np. w zakresie pracy zdalnej, czasu pracy czy sygnalistów),
- wprowadzenie centralnego systemu raportowania i analiz ryzyka,
- usprawnienie współpracy z ZUS, KAS i Strażą Graniczną,
- rozszerzenie zakresu kontroli o nowe obszary związane z cyfryzacją zatrudnienia i automatyzacją procesów HR.
Szersze uprawnienia inspektorów pracy
Najistotniejsze zmiany dotyczą kompetencji inspektorów pracy. Od 2026 roku będą oni mogli:
- wydawać decyzje administracyjne o przekształceniu nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych w umowy o pracę, natychmiast wykonalne, bez konieczności czekania na uprawomocnienie,
- żądać przedstawienia danych w formie elektronicznej, także z systemów kadrowo-płacowych i platform komunikacyjnych,
- kontrolować przedsiębiorstwa zdalnie (na podstawie przesłanych dokumentów i danych z systemów, przy pomocy wideokonferencji),
- prowadzić postępowania wyjaśniające w oparciu o informacje z innych instytucji (np. z ZUS, KAS, urzędów wojewódzkich),
- nakładać dwukrotnie wyższe kwoty grzywny w postępowaniu mandatowym.
Co się zmieni w praktyce?
W praktyce inspekcje pracy będą częstsze, bardziej zautomatyzowane i mniej przewidywalne. Pracodawcy muszą liczyć się z tym, że inspektorzy będą mieć szybszy dostęp do danych o zatrudnieniu i wynagrodzeniach a weryfikacja będzie dokładniejsza. Wprowadzone zmiany wpłyną na przebieg postępowań; możliwość odwołania od decyzji o przekształceniu umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę nie będzie wstrzymywać wykonania jej w zakresie skutków, jakie przepisy prawa pracy wiążą z nawiązaniem stosunku pracy. W przypadku skutków podatkowych oraz z zakresu ubezpieczeń społecznych, decyzje będą podlegały wstrzymaniu do dnia upływu terminu na wniesienie odwołania, a w przypadku wniesienia odwołania do dnia do dnia prawomocnego orzeczenia sądu.
Jak się przygotować do zmian
W obliczu nadchodzącej reformy PIP warto już teraz wdrożyć działania prewencyjne i uporządkować kluczowe obszary HR i kadrowo-płacowe.
Eksperci rekomendują w szczególności:
- Przegląd dokumentacji pracowniczej – aktualizacja regulaminów, umów, ewidencji czasu pracy i polityki pracy zdalnej.
- Audyt zgodności (compliance) – identyfikacja potencjalnych niezgodności z przepisami prawa pracy i ich korekta przed wejściem reformy.
- Digitalizacja procesów HR – zapewnienie możliwości szybkiego udostępnienia danych inspektorom w formie elektronicznej.
- Szkolenia dla działów HR i kierowników – zwiększenie świadomości obowiązków i zasad współpracy z PIP.
- Weryfikacja współpracy z podwykonawcami i agencjami pracy – szczególnie w zakresie przestrzegania zasad zatrudnienia i wynagrodzeń.
Reforma Państwowej Inspekcji Pracy to jeden z najpoważniejszych kroków w kierunku wzmocnienia nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy w ostatnich latach.
Od 2026 roku przedsiębiorcy powinni spodziewać się bardziej skutecznych i szybszych działań kontrolnych, a także większej odpowiedzialności za błędy formalne i proceduralne.
Dobrze zaplanowane działania prewencyjne mogą znacząco ograniczyć ryzyko sankcji i zapewnić spokojne funkcjonowanie po wejściu reformy w życie. W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości eksperci z działu kadrowo-płacowego ASB służą wsparciem.
Więcej artykułów z działu Payroll:
Nowe zasady ustalania stażu pracy w 2026 roku - Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy
Czterodniowy tydzień pracy w Polsce – pilotaż ruszył 30 czerwca 2025 r.
Outsourcing usług kadrowych - strategiczne podejście do payroll
