Cyfrowa transformacja w rozliczeniach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych staje się faktem. Projekt ustawy UDER90, określany jako deregulacyjny, wprowadza Jednolity Plik Ubezpieczeniowy (JPU), który ma uprościć formalności, ograniczyć błędy i przenieść ciężar rozliczeń na ZUS. To jedna z największych reform systemu ubezpieczeń społecznych od lat, a jej skutki odczuje każdy płatnik składek – od jednoosobowych działalności po duże przedsiębiorstwa.
Dlaczego reforma jest przełomowa?
Dotychczas przedsiębiorcy samodzielnie przygotowywali deklaracje, pilnowali terminów i rozliczali składki. Reforma zmienia ten model całkowicie. ZUS przejmie obowiązki związane z naliczaniem składek i sporządzaniem dokumentów, a rola płatnika sprowadzi się do zatwierdzenia lub korekty propozycji przygotowanej przez Zakład. Ustawodawca podkreśla, że celem jest odciążenie płatników i eliminacja błędów, które dziś generują ponad 52 tysiące postępowań wyjaśniających miesięcznie.
To nie jest kosmetyczna zmiana, tylko fundamentalna przebudowa systemu ubezpieczeń społecznych. Reforma ma zapewnić większą stabilność i pewność w prowadzeniu działalności gospodarczej, a także - przynajmniej w swoim założeniu - zwiększyć zaufanie do systemu.
Jednolity Plik Ubezpieczeniowy - fundament reformy
Jednolity Plik Ubezpieczeniowy będzie elektronicznym zestawem danych przekazywanych przez płatnika do ZUS za pośrednictwem platformy eZUS. Na jego podstawie Zakład zgłosi osoby do ubezpieczeń, ustali podstawę wymiaru składek, obliczy należności i przygotuje dokumenty do zatwierdzenia. Zakres danych od płatnika zostanie ograniczony do minimum - głównie informacji, których ZUS nie posiada w swoich rejestrach, takich jak przychody dla składki zdrowotnej.
Co istotne, jeśli płatnik nie zatwierdzi dokumentów w terminie, zostaną one uznane za przyjęte, podobnie jak w systemie podatkowym przy deklaracjach rocznych. ZUS będzie korzystał z własnych baz danych, rejestrów państwowych oraz informacji z systemów kadrowo-płacowych pracodawców, co oznacza pełną integrację procesów.
Nowe zasady i terminy
Reforma wprowadza rygorystyczne ramy czasowe. Do piątego dnia miesiąca płatnik będzie musiał zatwierdzić dane do rozliczenia składek. Następnie ZUS wystawi elektroniczną notę płatniczą z kwotą do zapłaty, którą będzie można uregulować bezpośrednio przez eZUS lub bankowość elektroniczną. W przypadku braku danych ZUS sporządzi dokumenty na podstawie poprzedniego JPU lub minimalnej podstawy wymiaru składek.
Dodatkowo, do końca lutego każdego roku ZUS udostępni roczną informację o składkach. Wprowadzone zostaną także mechanizmy automatycznego rozliczania ulg, wakacji składkowych oraz sytuacji, w których podstawy wymiaru nie mogą zostać ustalone przez brak danych od płatnika.
Harmonogram wdrożenia zmian
Reforma będzie realizowana etapowo. Pierwszy etap, zaplanowany na 2028 rok, obejmie osoby opłacające składki wyłącznie na własne ubezpieczenia - przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność, duchownych oraz osoby opłacające składki dobrowolnie. Drugi etap, który wejdzie w życie w 2031 roku, obejmie wszystkich pozostałych płatników - firmy zatrudniające pracowników, spółki i instytucje.
Tak rozłożony harmonogram ma umożliwić dostosowanie systemów informatycznych zarówno po stronie ZUS, jak i przedsiębiorców. Reforma wymaga zmian w wielu rozdziałach ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w tym w zasadach zgłoszeń, rozliczeń i kontroli.
Dlaczego warto przygotować się już teraz?
Choć pełne wdrożenie nastąpi dopiero w 2031 roku, zmiany będą wymagały dostosowania procesów kadrowo-płacowych, integracji systemów z eZUS oraz przeszkolenia zespołów. Reforma JPU to nie tylko zmiana techniczna, ale całkowita przebudowa sposobu rozliczeń. Firmy, które zaczną przygotowania wcześniej, unikną ryzyka chaosu i błędów w momencie wejścia w życie nowych przepisów.
Jak możemy pomóc?
Jako firma specjalizująca się w outsourcingu kadrowo-płacowym, wspieramy przedsiębiorstwa w dostosowaniu się do nowych regulacji. Zapewniamy integrację systemów, bieżące doradztwo i pełną obsługę procesów kadrowych, aby Twoja firma była gotowa na cyfrową rewolucję ZUS.
Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy ułatwić Ci przejście przez reformę.
Czytaj więcej:
Zmiany w ZUS ZLA – nadchodzi rewolucja w zwolnieniach lekarskich?