Zakończenie okresu wakacyjnego często wiąże się z powrotem do pracy. W związku z tym pojawia się pytanie, jak powinien postąpić pracodawca w sytuacji, gdy pracownicy posiadają jeszcze niewykorzystane dni urlopowe zarówno z bieżącego, jak i poprzedniego roku.
Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy, pracownik jest zobowiązany do wykorzystania zaległego urlopu z poprzedniego roku do końca III kwartału, czyli do 30 września kolejnego roku kalendarzowego, jest to ściśle określony termin. W 2024 roku będzie to poniedziałek. W przypadku niewykorzystania urlopu, dni te przechodzą na kolejny rok, tworząc tzw. urlop zaległy. Zasadą jest, że najpierw pracownik powinien wykorzystać zaległy urlop z poprzedniego roku, a dopiero potem przysługujący urlop za rok bieżący.
Termin uważa się za dotrzymany, jeżeli pracownik rozpoczął korzystanie z urlopu przed 30 września, kontynuując go w kolejnych dniach.
Uwaga!
Nie jest dopuszczalne, aby pracownik i pracodawca uzgodnili, że zaległy urlop zostanie wykorzystany np. w grudniu, chyba że wystąpią obiektywne przeszkody, takie jak np. długotrwała choroba pracownika. Urlop zaległy powinien być uwzględniony w planie urlopów. Jeśli w przedsiębiorstwie nie tworzy się planu urlopowego, terminy urlopów ustalane są przez pracodawcę w porozumieniu z pracownikiem.
Powszechnie uznaje się, że pracodawca może narzucić termin zrealizowania tego urlopu tak, by zachować wymóg wynikający z ustanowionego w przepisach terminu jego udzielenia, czyli 30 września.
Należy również pamiętać, że część urlopu wypoczynkowego, wykorzystywana w trybie na żądanie (maksymalnie 4 dni z puli urlopu w roku kalendarzowym), nie przechodzi na kolejny rok. Oznacza to, że zaległy może być jedynie "zwykły" urlop wypoczynkowy.
Co istotne, to pracodawca jest zobowiązany do dopilnowania, aby zaległe urlopy zostały wykorzystane w odpowiednim terminie. Niewywiązanie się z tego obowiązku może skutkować nałożeniem na pracodawcę kary grzywny przez Państwową Inspekcję Pracy, w wysokości od 1 000 PLN do 30 000 PLN.
