Zatrudnienie nowej osoby w firmie to nie tylko kwestia znalezienia odpowiedniego kandydata. Dla pracodawcy oznacza to również szereg obowiązków formalnych i terminowych, które trzeba wypełnić, aby cały proces przebiegł zgodnie z przepisami prawa pracy. Nieprawidłowości (nawet niezamierzone) mogą skutkować karami finansowymi, dlatego warto znać swoje obowiązki oraz mieć uporządkowaną listę kluczowych procedur i terminów.
Przygotowanie do zatrudnienia – jakie dane może pozyskać pracodawca?
Po zakończeniu procesu rekrutacji pracodawca ma prawo zweryfikować dane zawarte w CV oraz poprosić kandydata o przedstawienie dokumentów potwierdzających jego kwalifikacje.
Na etapie zatrudnienia można żądać od pracownika m.in.:
- danych osobowych: imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania, dane kontaktowe,
- informacji o wykształceniu i kwalifikacjach zawodowych,
- numeru rachunku bankowego do wypłaty wynagrodzenia,
- miejsca wykonywania pracy (szczególnie przy pracy zdalnej),
- danych członków rodziny – jeśli pracownik będzie korzystać ze szczególnych uprawnień z Kodeksu pracy (np. urlopów rodzicielskich).
Te informacje są niezbędne do przygotowania dokumentacji kadrowej i prawidłowego zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń.
Zawarcie umowy o pracę – terminy i zasady
Zatrudnienie należy sformalizować poprzez podpisanie umowy – o pracę lub cywilnoprawnej (zlecenie, o dzieło).
Umowa o pracę musi zostać zawarta najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, w formie pisemnej.
Rodzaje umów o pracę:
- na okres próbny – maksymalnie 3 miesiące,
- na czas określony – maksymalnie 33 miesiące lub 3 kolejne umowy; czwarta automatycznie staje się umową na czas nieokreślony,
- na czas nieokreślony – zapewnia największą stabilność zatrudnienia.
Każda umowa powinna być sporządzona w dwóch egzemplarzach – dla pracownika i dla pracodawcy.
Brak pisemnej umowy lub jej nieprzekazanie w terminie może skutkować karą nałożoną przez Państwową Inspekcję Pracy (od 1 000 do nawet 30 000 zł).
Dokumentacja kadrowa – formularze i oświadczenia
Po podpisaniu umowy pracodawca przekazuje nowemu pracownikowi zestaw niezbędnych formularzy do wypełnienia. Na ich podstawie powstają akta osobowe oraz dane do rozliczeń kadrowo-płacowych.
Do najczęściej stosowanych dokumentów należą:
- kwestionariusz osobowy,
- PIT-2 – niezbędny do stosowania kwoty wolnej od podatku,
- oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminami (pracy, wynagradzania itp.),
- klauzula RODO dotycząca przetwarzania danych osobowych,
- wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego,
- wniosek o przekazywanie wynagrodzenia na konto,
- inne dokumenty wymagane wewnętrznie przez pracodawcę (np. oświadczenie o uprawnieniach rodzicielskich).
Badania lekarskie i szkolenie BHP – zanim pracownik rozpocznie pracę
Zanim nowy pracownik pojawi się w pracy, należy skierować go na badania wstępne do lekarza medycyny pracy.
Badania te są obowiązkowe, a ich koszt pokrywa pracodawca. Pracownik może rozpocząć pracę dopiero po uzyskaniu orzeczenia o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku.
Równie ważne jest szkolenie BHP. Zgodnie z art. 237³ §3 Kodeksu pracy szkolenie odbywa się na koszt pracodawcy i w czasie pracy.
Bez aktualnego szkolenia BHP pracodawca nie może dopuścić pracownika do wykonywania obowiązków.
Częstotliwość szkoleń okresowych:
- 1 rok – stanowiska szczególnie niebezpieczne,
- 3 lata – pozostałe stanowiska robotnicze,
- 5 lat – stanowiska kierownicze, inżynieryjno-techniczne, nauczyciele,
- 6 lat – pracownicy administracyjno-biurowi.
W miejscach pracy o podwyższonym ryzyku pracodawca jest zobowiązany zapewnić środki ochrony indywidualnej (odzież roboczą, obuwie ochronne, kaski, okulary itp.) oraz prowadzić stosowne rejestry, m.in.:
- wypadków przy pracy,
- chorób zawodowych,
- przydziału odzieży ochronnej i środków ochrony indywidualnej.
Zgłoszenie pracownika do ZUS i PPK – terminy i zasady
Każdy nowy pracownik podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym.
Pracodawca ma obowiązek zgłoszenia pracownika do ZUS w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli od dnia rozpoczęcia pracy wskazanego w umowie.
Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS ZUA (lub ZUS ZZA – w przypadku umowy cywilnoprawnej).
Następnie pracodawca comiesięcznie potrąca składki z wynagrodzenia i przekazuje je do ZUS wraz z deklaracją rozliczeniową.
Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)
Jeśli firma objęta jest systemem PPK, należy pamiętać również o terminach zgłoszenia:
- najwcześniej po 14 dniach zatrudnienia,
- najpóźniej do 10. dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy zatrudnienia (90 dni).
Pracownik, który nie chce uczestniczyć w programie, powinien złożyć pisemną deklarację rezygnacji. Pracodawca musi przekazać informację o rezygnacji instytucji finansowej w ciągu 7 dni.
Brak podpisu pracownika na deklaracji oznacza jej nieważność.
Onboarding – skuteczne wdrożenie pracownika w organizacji
Formalności to dopiero początek. Dobrze zaplanowany onboarding pozwala nowemu pracownikowi szybko odnaleźć się w strukturze firmy i efektywnie wykonywać obowiązki.
Etapy skutecznego onboardingu:
- Przygotowanie stanowiska pracy – sprzęt, dostęp do systemów, skrzynka e-mail, identyfikator, biurko, narzędzia pracy.
- Kontakt z pracownikiem przed pierwszym dniem pracy – potwierdzenie godziny, planu dnia i osoby kontaktowej.
- Przydzielenie opiekuna – osoba wspierająca adaptację, odpowiadająca na pytania.
- Wprowadzenie do zespołu i organizacji – przedstawienie pracownika, omówienie zasad, wartości i kultury firmy.
- Określenie celów i zadań – wskazanie priorytetów na pierwszy okres pracy, zaplanowanie rozwoju i szkoleń.
Starannie zaplanowany proces wdrożenia ma kluczowe znaczenie dla retencji pracowników, ich motywacji oraz efektywności w pierwszych miesiącach pracy.
Formalności związane z zatrudnieniem pracownika – gdzie szukać wsparcia?
Zatrudnienie pracownika wymaga od pracodawcy realizacji szeregu obowiązkowych procedur w ściśle określonych terminach. Dopełnienie formalności związanych z dokumentacją, badaniami, szkoleniami, zgłoszeniami do ZUS i PPK, a następnie wdrożenie pracownika do organizacji, pozwala uniknąć sankcji i zapewnia prawidłowe rozpoczęcie współpracy.
Profesjonalne przygotowanie całego procesu to także element budowania dobrego wizerunku pracodawcy. Przede wszystkim jednak jest to wymóg prawny, stąd tak ważne, by był dopełniony z należytą starannością. Zespół kadrowo-płacowy ASB Group wspiera pracodawców w wyzwaniach związanych z procesem zatrudnienia – od przygotowania dokumentacji pracowniczej i zgłoszeń do ZUS, przez naliczanie wynagrodzeń, po bieżące doradztwo w zakresie prawa pracy. Polecamy kontakt z naszymi ekspertami!
Więcej artykułów z działu Payroll:
Od 2026 roku PIP zyska nowe uprawnienia. Co to oznacza dla pracodawców?
Nowe zasady ustalania stażu pracy w 2026 roku - Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu prac
Czterodniowy tydzień pracy w Polsce – pilotaż ruszył 30 czerwca 2025 r.
