KSeFopedia - o schemie e-faktury. Omówienie: Podmiot 1, Podmiot 2

Co dokładnie znajduje się w e-fakturze w sekcjach Podmiot 1, Podmiot 2, Podmiot 3 oraz Podmiot Upoważniony? W sekcjach Podmiot 1, Podmiot 2, Podmiot 3 oraz Podmiot Upoważniony zawartych w schemie faktury ustrukturyzowanej FA(2) obowiązującej od 1 września 2023 roku zawarte są pola obligatoryjne oraz nadobowiązkowe. Co dokładnie znajduje się w poszczególnych sekcjach oraz jak je wypełniać?

Podmiot 1

Sekcja Podmiot 1 dedykowana jest dla sprzedawcy. To właśnie tutaj podatnik wystawiający fakturę umieszcza swoje dane. Sekcja Podmiot 1 jest obowiązkowym elementem e-faktury.

Znajdziemy tutaj pola takie jak:

a) Prefiks Podatnika – jest to pole opcjonalne, które powinno być uzupełnione prefiksem kodu kraju PL w przypadkach transakcji wewnątrzwspólnotowych np. WDT

b) Nr EORI – jest to pole fakultatywne i podatnik może sam zdecydować czy nr EORI będzie widniał na jego fakturach sprzedaży.

c) Dane identyfikacyjne – sekcja ta zawiera obligatoryjne podsekcje w które dotyczą:

• NIP – podaje się tutaj NIP sprzedawcy.

UWAGA ! bez podania NIP podatnik nie może korzystać z KSeF. To numer NIP jest kluczowym elementem pozwalającym na autoryzację podatnika w KSeF. W przypadku podania niewłaściwego NIP e-faktura powinna być skorygowana do zera, a następnie powinna być wystawiona e-faktura z poprawnym NIP.

• Nazwa – podaje się imię i nazwisku lub nazwę podatnika. maksymalna liczba znaków to 512.

Przypomnijmy, iż element nazwa został znacznie uproszczony w FA2 względem schemy FA1.

d) Adres – struktura pola Adres zawiera następujące elementy:

• Kod Kraju – uzupełnia się kod kraju PL, jest to pole obowiązkowe
• AdresL1 – uzupełnia się adres podatnika, jest to pole obligatoryjne z limitem znaków 512
• AdresL2 – ciąg dalszy adresu podatnika, w przypadku gdy pole AdresL1 jest niewystarczające, limit znaków 512. Jest to pole fakultatywne.
• GLN - oznacza Globalny Numer Lokalizacyjny, pole to jest fakultatywne i daje możliwość np. zidentyfikowania jednostek w obrębie firmy.

Przypomnijmy, że pole Adres zostało znacznie uproszczone względem schemy FA1, w której był bardzo szczegółowy podział na ulice, kod pocztowy, miasto, gminę w oddzielnych dedykowanych polach e-faktury, co okazało się dla wielu przedsiębiorstw barierą techniczną w zaciąganiu danych z sytemu pod tak szczegółowe wymogi schemy e-faktury. Po konsultacjach społecznych MF dokonało odpowiednich modyfikacji zostawiając podatnikowi do dyspozycji 2 linie na uzupełnienie danych adresowych.

a) Adres korespondencyjny – są to pola fakultatywne zawierające dane o adresie korespondencyjnym, podatnik nie musi uzupełniać tych danych. Struktura tego pola jest analogiczna jak pola Adres.

e) Dane kontaktowe – są to 2 pola fakultatywne dające możliwość umieszczenia danych kontaktowych sprzedawcy takie jak_ e-mail czy nr telefonu.

f) Status info podatnika – jest to pole fakultatywne, które może zostać uzupełnione dobrowolnie przez podatnika. Gdy podatnik zdecyduje się na wypełnienie pola na e-fakturze wybiera oznaczania 1, 2 lub 3.

1 oznacza podatnika znajdującego się w likwidacji

2 oznacza podatnika będącego w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego

3 oznacza przedsiębiorstwo w spadku.

Podmiot 2

Sekcja Podmiot 2 zawiera informacje charakteryzujące nabywcę towaru lub usługi. Jest to obowiązkowy element e-faktury. Podmiotem 2 może być zarówno nabywca polski jak i zagraniczny.

Znajdziemy tutaj pola takie jak:

b) Nr EORI – jest to pole fakultatywne i podatnik może sam zdecydować czy nr EORI nabywcy będzie umieszczany na e-fakturze.

c) Dane identyfikacyjne – sekcja ta zawiera podsekcje dotyczące nr podatkowego nabywcy i nazwy.

Pola dedykowane dla nr podatkowego nabywcy są uzupełnione w zależności od statusu nabywcy i są do wyboru:

• NIP – sekcja NIP wypełniana jest tylko w przypadku nabywcy polskiego. W przypadku wypełnia innych pól związanych z nr podatkowym nabywcy pola NIP nie wypełnia się.

UWAGA ! w przypadku podania niewłaściwego numeru identyfikacyjnego nabywca nie będzie mógł odebrać faktury w KSeF na swoim koncie. NIP jest kluczowym elementem przypisania e-faktury do konta podatnika.

• KodUE - prefiks kraju UE, sekcja ta jest wypełnia w przypadku nabywcy unijnego zidentyfikowanego na potrzeby podatku od wartości dodanej w innym kraju członkowskim
• NrVatUE – jest to pole na nr identyfikacyjny VAT nabywcy bez kodu kraju wskazanego już w polu Kod UE.
  1. 1. Pola dla nabywcy spoza UE

• KodKraju - prefiks kraju nabywcy, jest to pole fakultatywne
• NrID – jest to pole na nr identyfikacyjny VAT inny niż NIP oraz NrVatUE
  1. 1. Pole gdy nabywca nie posiada nr podatkowego

• BrakID – w polu tym podaje się 1 w przypadku gdy nabywca nie posiada nr podatkowego lub gdy nie występuje on na e-fakturze.

Pole dedykowane nazwie nabywcy w sekcji Dane Indentyfikacyjne:

• Nazwa – podaje się imię i nazwisku lub nazwę nabywcy. maksymalna liczba znaków to 512.

d) Adres – struktura pola Adres zawiera następujące elementy:

• Kod Kraju – uzupełnia się kod kraju PL, jest to pole obowiązkowe
• AdresL1 – uzupełnia się adres nabywcy, jest to pole obligatoryjne z limitem znaków 512
• AdresL2 – ciąg dalszy adresu nabywcy, w przypadku gdy pole AdresL1 jest niewystarczające, limit znaków 512. Jest to pole fakultatywne.
• GLN - oznacza Globalny Numer Lokalizacyjny, pole to jest fakultatywne i daje możliwość np. zidentyfikowania jednostek w obrębie firmy.

e) Adres korespondencyjny – są to pola fakultatywne zawierające dane o adresie korespondencyjnym, podatnik nie musi uzupełniać tych danych. Struktura tego pola jest analogiczna jak pola Adres.

f) Dane kontaktowe – są to 2 pola fakultatywne dające możliwość umieszczenia danych kontaktowych sprzedawcy takie jak_ e-mail czy nr telefonu.

g) Nr Klienta – pole te jest fakultatywne i może służyć do wpisana nr nabywcy

h) ID Nabywcy - pole te jest fakultatywne, jest to unikalny klucz powiązania danych nabywcy na fakturach korygujących, w przypadku gdy dane nabywcy na fakturze korygującej zmieniły się w stosunku do danych na fakturze korygowanej.

Wszystkie artykuły z cyklu KSeFopedia:

1. Jak zbudowana jest e-faktura w KSeF?
2. KSeFopedia - o schemie e-faktury. Omówienie: Podmiot 1, Podmiot 2
3. KSeFopedia - o schemie e-faktury. Omówienie: Podmiot 3 oraz Podmiot Upoważniony
4. KSeFopedia - o schemie e-faktury. Adnotacje
5. KSeFopedia - o schemie e-faktury. Co dokładnie znajduje się w sekcji Fa w polach dedykowanych dla FaWiersz?

Zachęcamy do odwiedzenia zakładki OPROGRAMOWANIE KSeF – NARZĘDZIE DO eFAKTUR