Jak zbudowana jest e-faktura w KSeF? Od 1 września 2023 roku obowiązuje nowa struktura logiczna, tzw. schema faktury ustrukturyzowanej. Jest to druga wersja e-faktury FA(2) opublikowana przez Ministerstwo Finansów.
Zgodnie z definicją zawartą w ustawie VAT w art. 2 pkt. 32a faktura ustrukturyzowana rozumiana jest jako faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego. Tym wzorem jest struktura logiczna w formacie xml.
E-faktura FA(2) podzielona jest na kilka sekcji:
- Nagłówek
- Podmiot 1
- Podmiot 2
- Podmiot 3
- Podmiot upoważniony
- Fa
- Stopka
Czy wszystkie sekcje e-faktury są obligatoryjne?
Nie.
Elementami obowiązkowymi dla podatników do wypełnienia są sekcje Podmiot 1, Podmiot 2 oraz Fa. Zatem sekcje Podmiot 3 i Stopka są elementami fakultatywnymi, a Podmiot Upoważniony stanowi element opcjonalny e-faktury.
Pola w pliku XML przyjmują następujący charakter:
- obligatoryjny - zapisów dokonuje się obowiązkowo
- opcjonalny - zapisów dokonuje się obowiązkowo, jeśli jest spełniony warunek, wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku,
- fakultatywny - wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku, ani nie jest wymagane na gruncie przepisów ustawy, natomiast, może być wymagane na podstawie przepisów innych aktów prawnych.
Co oznacza sekcja Nagłówek?
Jest to część faktury, która zawiera elementy techniczne związane z wytworzeniem e-faktury, m. in. dane dotyczące daty i czasu oraz nazwy systemu teleinformatycznego, z którego korzysta podatnik. W sekcji Nagłówek prawie wszystkie pola są obligatoryjne.
Co oznacza sekcja Podmiot 1?
Dane zwarte w Podmiot 1 dotyczą wystawcy faktury. Są to pola wymagane ustawą VAT stąd sekcja ta jest obligatoryjna do uzupełnienia, niemniej jednak w ramach tego elementu e-faktury znajdują się zarówno pola obligatoryjne jak nie obowiązkowe, które nie są wymagane przepisami ustawy VAT, ale mogą mieć znaczenie z biznesowego punktu widzenia.
Co oznacza sekcja Podmiot 2?
Dane zwarte w Podmiot 2 dotyczą na nabywcy. Są to pola wymagane ustawą VAT stąd sekcja ta jest obligatoryjna do uzupełnienia, niemniej jednak w ramach tego elementu e-faktury znajdują się zarówno pola obligatoryjne jak nie obowiązkowe.
Co oznacza sekcja Podmiot 3?
Dane zwarte w Podmiot 3 dotyczą podmiotu trzeciego powiązanego z fakturą. Może być to np. odbiorca towary, płatnik, faktor, członek grupy VAT. Jest to element fakultatywny e-faktury i podatnik samodzielnie decyduje o jego wypełnianiu.
Co oznacza sekcja Podmiot Upoważniony?
Element Podmiot Upoważniony ma charakter opcjonalny. Sekcja ta jest przeznaczona dla podmiotów upoważnionych takich jak: przedstawiciel podatkowy, komornik, organ egzekucyjny. Wypełnienie tej sekcji uzależnione jest od zaistnienia przesłanek wynikających z treści art. 106c i art. 106d ustawy.
Co oznacza sekcja Fa?
Sekcja ta jest najobszerniejszą w całej e-fakturze. Zawiera elementy obligatoryjne, opcjonalne i fakultatywne. Zawarte są tutaj dane dotyczące wystawionej faktury takie jak waluta, kwoty, stawki podatkowe, adnotacje dotyczące fakturowanej transakcji, rodzaju faktury. Sekcja ta zawiera:
- moduł Fa Wiersz
- moduł dodatkowych rozliczeń
- moduł płatności
- moduł transportowy
- moduł zamówienia
Warto podkreślić, że moduły dodatkowych rozliczeń, płatności, transportowy są elementami fakultatywnymi na e-fakturze.
Co oznacza sekcja Stopka?
Jest to element fakultatywny e-faktury. W Stopce mogą być zwarte takie dane jak numer KRS, REGON, BDO. W stopce faktury można zawrzeć też inne informację, które są istotne dla wystawcy faktury np. podziękowanie za zakup, zachętę do dalszej współpracy, kod rabatowy do wykorzystania przy okazji kolejnych zakupów, link (wyłącznie w formie tekstowej) do formularza zwrotu towaru, link (wyłącznie w formie tekstowej) do formularza reklamacyjnego, informacje marketingowe, klauzulę RODO, wartość kapitału zakładowego itp.
Wszystkie artykuły z cyklu KSeFopedia:
- Jak zbudowana jest e-faktura w KSeF?
- KSeFopedia - o schemie e-faktury. Omówienie: Podmiot 1, Podmiot 2
- KSeFopedia - o schemie e-faktury. Omówienie: Podmiot 3 oraz Podmiot Upoważniony
- KSeFopedia - o schemie e-faktury. Adnotacje
- KSeFopedia - o schemie e-faktury. Co dokładnie znajduje się w sekcji Fa w polach dedykowanych dla FaWiersz?
Zachęcamy do odwiedzenia zakładki OPROGRAMOWANIE KSeF – NARZĘDZIE DO eFAKTUR
