Prawo podatkowe nakłada na podatników wiele obowiązków, szczególnie na gruncie dokumentowania zdarzeń gospodarczych. W związku z tym, ustawodawca wprowadza rozwiązania, które pozwolą na optymalizację ich wypełniania. Jednym z takich rozwiązań są faktury zbiorcze.
Czym są faktury zbiorcze?
Faktura zbiorcza jest dowodem finansowym dokumentującym równocześnie kilka transakcji. Dokonanie kilku dostaw może zostać udokumentowane jedynie w ramach jednego okresu rozliczeniowego na rzecz jednego nabywcy. Prawo do wystawienia faktury zbiorczej przysługuje również w przypadku zawarcia transakcji z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
Jakie elementy musi zawierać w sobie faktura zbiorcza?
Faktura zbiorcza nie została uregulowana wprost przez ustawodawcę. W związku z tym, aby poprawnie udokumentować transakcje należy spełnić wymagania postawione dla standardowych faktur. W kwestii obowiązkowych elementów faktury reguluje to art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Jednakże należy pamiętać, że na fakturze zbiorczej podatnik ma obowiązek wskazania każdą z dokonanych dostaw. Dla zasad i terminów wystawienia faktury zbiorczej analogicznie do faktur standardowych stosuje się art. 106b ustawy o VAT.
Kiedy powstaje obowiązek podatkowy dla transakcji wykazanych w fakturze zbiorczej?
Obowiązek podatkowy dla transakcji wykazanych w fakturze zbiorczej będzie rozpatrywany osobno dla każdej z wymienionych w niej pozycji. Stąd wynika obowiązek wskazywania na fakturze każdej z dokonanych dostaw. W przypadku udokumentowania na fakturze trzech różnych dostaw dokonanych w różnych terminach, obowiązek podatkowy będzie ustalany dla każdej dostawy osobno. Podatek należy rozliczyć w dacie rzeczywistej dostawy towarów lub usług, o ile nie dotyczy transakcji regulowanych przepisami szczególnymi – w takim przypadku przepisy te należy stosować odpowiednio.
Faktury zbiorcze korygujące
Zgodnie z art. 106j ust. 3 ustawy o VAT, podatnik w przypadku udzielenia opustu lub obniżki cen, może wystawić zbiorczą fakturą korygującą. Przepis odwołuje się wprost jedynie do sytuacji, w której dochodzi do pomniejszenie podstawy opodatkowania. Należy jednak zwrócić uwagę, że organy nie wykluczają możliwości wystawienia zbiorczej faktury korygującej również w innych sytuacjach, o ile zawiera ona w sobie wszystkie elementy wymagane dla standardowej faktury korygującej oraz są w niej wskazane wszystkie informacje potrzebne do identyfikacji korygowanych pozycji pierwotnych. Należy podkreślić, że w związku z rozbieżnościami interpretacyjnymi, zaleca się, aby zbiorczy sposób ujmowania korekt potwierdzać z organami poprzez wniosek o interpretacje indywidualną.
Czy faktura zbiorcza pociąga za sobą konsekwencje prawno-gospodarcze? Instytucja faktury zbiorczej nie jest zagadnieniem szeroko regulowanym w prawie podatkowym. W związku z tym, podatnik może się opierać jedynie na niskiej liczbie wyroków, interpretacjach indywidualnych, ustawowych analogiach oraz praktyce. W konsekwencji, wybór tej formy dokumentowania transakcji może wiązać się z potrzebą szerokiej interpretacji prawa oraz potrzebą złożenia wniosku o interpretację indywidualną w sytuacjach szczególnych. Dodatkowo, faktura zbiorcza może powodować wiele trudności formalnych, związanych z odpowiednim jej wykazaniem w deklaracji VAT, korygowaniem oraz poprawnym dokumentowaniem. W związku z wykazywaniem transakcji zbiorczo, podatnik może być także narażony na zatrzymanie przepływów pieniężnych w firmie. Należy jednak zauważyć, że przy odpowiednim wprowadzeniu procedury wystawiania faktury zbiorczej, może ona stanowić dla przedsiębiorcy duże ułatwienie w prowadzeniu spraw prawnorachunkowych spółki.
Autor tekstu: Magdalena Krajewska Junior Vat Consultant
