VIES, w rozwinięciu VAT Information and Exchange System jest to wyszukiwarka weryfikująca czy dany podmiot jest zarejestrowany do transakcji wewnątrzwspólnotowych. System VIES jest dostępny w 23 językach.
W jaki sposób działa system?
Krok 1 – wejdź na stronę: wyszukiwarka VIES UE
Krok 2 – Uzupełnij wymagane pola, tj.:
- Państwo członkowskie, z którego pochodzi kontrahent;
- Numer VAT kontrahenta.
Krok 3 – kliknij przycisk „Weryfikuj”
Po wykonaniu tych 3 kroków wyświetli się komunikat dotyczący numeru NIP twojego kontrahenta.
Wyniki wyszukiwania
Z systemu VIES można otrzymać następujące komunikaty:
- Numer VAT aktywny lub
- Nieważny numer VAT dla transakcji transgranicznych w obrębie UE
W przypadku negatywnego wyniku może to oznaczać, że kontrahent nie jest zgłoszony jako czynny podatnik VAT-UE. Innymi słowy informacja o nieważnym numerze VAT-UE może oznaczać, że wskazany numer
- nigdy nie był zarejestrowany w bazie VIES;
- jest w trakcie rejestracji;
- został wykreślony z bazy VIES.
System VIES nie jest w stanie jasno wskazać powodu otrzymania negatywnego statusu, powyższe to założenia jakie mogą być tego przyczyny. Dlatego w celu uzyskania dodatkowych informacji należy skontaktować się z właściwym krajowym organem administracji lub wyjaśnić sprawę ze swoim kontrahentem.
Dlaczego warto weryfikować swoich kontrahentów w systemie VIES?
Sprawdzenie podmiotu jest bardzo ważne w celu prawidłowego zaraportowania transakcji pod kątem podatkowym. W odniesieniu do transakcji wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów zawsze należy sprawdzić podmiot w VIES, aby móc spełniać formalny warunek do zastosowania stawki VAT 0%.
Sprawdź sam siebie
W systemie VIES można również profilaktycznie zweryfikować swoją firmę. Najlepiej robić to regularnie, aby uniknąć zaskoczenia wykreślenia nr z bazy VIES. Jeśli po wyszukaniu firmy okaże się, że nie jest ona pozytywnie zweryfikowana taką informację należy sprawdzić we własnym urzędzie skarbowym. Jeśli firma została wykreślona z listy czynnych podatników VAT-UE konieczna będzie ponowna rejestracja.
Autor tekstu:
Katarzyna Misiak
Senior VAT Consultant
