Od 25 września 2024 roku w Polsce obowiązuje ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, implementująca unijną Dyrektywę 2019/1937. Ustawa ta wprowadza obowiązki dla pracodawców w zakresie tworzenia wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości oraz ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa.
Kogo obejmują nowe przepisy?
Nowe obowiązki dotyczą przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 50 pracowników. W sektorach regulowanych, takich jak finanse, energetyka, ochrona środowiska czy zdrowie publiczne, wymagania te mogą być rozszerzone również na mniejsze firmy. W przypadku organizacji zatrudniających od 50 do 249 pracowników, możliwe jest współdzielenie systemów zgłaszania z innymi podmiotami.
Co muszą wdrożyć firmy?
Kanały zgłaszania nieprawidłowości - Każdy pracodawca zobowiązany jest do stworzenia co najmniej jednego wewnętrznego kanału zgłaszania naruszeń. Kanały te mogą przyjąć różne formy, np.: dedykowany e-mail, infolinię, system zgłoszeń online, zgłoszenia papierowe.
Systemy te muszą zapewniać pełną poufność i – jeśli to możliwe – możliwość składania zgłoszeń anonimowych.
Procedury obsługi zgłoszeń - Pracodawcy muszą opracować jasne procedury obsługi zgłoszeń, które obejmują:
- Terminowe działania – przyjęcie zgłoszenia w ciągu 7 dni, poinformowanie o podjętych działaniach w ciągu maksymalnie 3 miesięcy od zgłoszenia.
- Sposób dokumentowania zgłoszeń – zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych (RODO).
- Ochronę przed działaniami odwetowymi – sygnaliści nie mogą być zwalniani, degradowani ani dyskryminowani z powodu zgłoszeń.
Jakie zagrożenia wiążą się z brakiem zgodności?
Firmy, które nie dostosują się do przepisów, mogą zostać ukarane finansowo, co może wpłynąć na ich wyniki finansowe i reputację. Dodatkowo, brak odpowiednich procedur zwiększa ryzyko eskalacji zgłoszeń do organów zewnętrznych, takich jak Państwowa Inspekcja Pracy, prokuratura lub media.
Jak przygotować firmę na nowe przepisy?
- Przeprowadź audyt obecnych procedur – sprawdź, czy firma posiada mechanizmy zgłaszania nieprawidłowości i ochrony danych.
- Zaprojektuj system zgłaszania – skorzystaj z gotowych narzędzi technologicznych lub stwórz dedykowany system.
- Opracuj politykę ochrony sygnalistów – dokument powinien być dostępny dla wszystkich pracowników i jasno określać zasady zgłaszania.
- Przeszkol pracowników i menedżerów – zwiększ świadomość i zaangażowanie w budowanie kultury etycznej w firmie.
- Monitoruj i aktualizuj procedury – regularne przeglądy pozwolą na dostosowanie zasad do zmieniających się przepisów i potrzeb firmy.
Wprowadzenie skutecznych mechanizmów ochrony sygnalistów to nie tylko obowiązek prawny, ale także inwestycja w rozwój etycznej i zaufanej organizacji. Warto działać proaktywnie, aby uniknąć problemów prawnych i wizerunkowych w przyszłości.
