Na przychód pracownika ze stosunku pracy składają się zarówno wypłaty pieniężne, jak i wartość pieniężna świadczeń w naturze. Używanie przez pracownika samochodu służbowego w celach prywatnych jest zatem jego przychodem, podlega opodatkowaniu i stanowi podstawę naliczenia składek ZUS.
Na przychód pracownika ze stosunku pracy składają się zarówno wypłaty pieniężne, jak i wartość pieniężna świadczeń w naturze. Używanie przez pracownika samochodu służbowego w celach prywatnych jest zatem jego przychodem, podlega opodatkowaniu i stanowi podstawę naliczenia składek ZUS.
Ustalenie wartości świadczenia: Wartość przychodu z tytułu używania samochodu do celów prywatnych ustala się w zależności od pojemności silnika pojazdu i wynosi 250 zł (dla pojazdów z silnikiem o mocy do 60 kW) 400 zł (dla pojazdów z silnikiem o mocy powyżej 60 kW).
Jeśli pracownik ponosi część kosztów użytkowania samochodu służbowego, to przychód oblicza się jako różnica między wartością świadczenia określoną na podstawie ryczałtu a rzeczywistym wydatkiem, który poniósł pracownik.
W sytuacji, gdy pracownik używa samochodu służbowego do celów prywatnych przez określoną część miesiąca, wartość świadczenia ustala się w zależności od liczby dni, w którym auto służbowe było wykorzystywane w ten sposób. Wartość wynosi więc 1/30 kwoty ustalonej na podstawie ryczałtu.
W ramach udostępnienia samochodu służbowego do celów prywatnych, pracodawca zapewnia pokrycie kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu, takich jak:
- Paliwo
- ubezpieczenie,
- wymiana opon,
- bieżące naprawy,
- materiały eksploatacyjne,
- przeglądy okresowe,
- wymiana oleju i innych płynów eksploatacyjnych oraz zużywających się części wskutek zwykłego użytkowania.
Ryczałtowo określona wartość świadczenia z tytułu udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych obejmuje również koszt zakupu paliwa.
Pamiętać należy, że Pracodawca, powierzając pracownikowi samochód służbowy, musi zawrzeć z nim umowę, która powinna składać się z takich elementów, jak:
- data i miejsce jej zawarcia,
- oznaczenie stron,
- szczegółowe oznaczenie pojazdu,
- postanowienia dotyczące zasad używania pojazdu,
- postanowienia dotyczące zasad zwrotu pojazdu,
- sposoby rozwiązania umowy,
- podpisy stron.
oraz sporządzić i przekazać pracownikowi Protokół z przekazania/odebrania samochodu służbowego.
Autor: Sylwia Feret Senior Payroll Specialist
