Jednym z obowiązków pracodawcy w przypadku wprowadzenia pracy zdalnej jest pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do jej wykonywania i poniesionych przez pracownika.
Zwrot takich kosztów może nastąpić w postaci ekwiwalentu lub ryczałtu pieniężnego, a ich zasady muszą być obowiązkowo zawarte w porozumieniu wewnątrzzakładowym lub regulaminie. Jeżeli pracodawca nie wydał takich dokumentów, zasady ustala się w indywidulanym porozumieniu z pracownikiem.
Ustawa przewiduje, że przy obliczaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należy brać pod uwagę normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych, ale szczegółowe zasady i kwoty związane z ustalaniem wysokości wypłat zostały pozostawione do decyzji pracodawcy i stron zaangażowanych w proces.
Ryczałt lub ekwiwalent na pokrycie kosztów pracy zdalnej nie stanowi podstawy składek na ubezpieczenia społeczne i podatku. Jest oczywiste, że za czas absencji pracownika lub dni, w których praca nie była wykonywana zdalnie ryczałt lub ekwiwalent nie jest należny. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na wypłatę ekwiwalentu lub ryczałtu w takiej samej wysokości za każdy miesiąc bez względu na liczbę dni pracy wykonywanych zdalnie czy też bez uwzględnienia dni absencji pracownika, to musi liczyć się z obowiązkiem zapłaty ZUS od kwoty nadwyżki, a pracownik również zostanie obciążony potrąceniem należnych składek i podatku.
Na mocy ustawy, pracodawcy nie muszą pokrywać kosztów zużycia wody lub użytkowania powierzchni domowej, ale takie dodatkowe regulacje mogą być wprowadzone do wewnętrznych przepisów. Zwroty takich kosztów będą wiązały się z obowiązkiem zapłaty składek społecznych i podatku od przekazanych pracownikom kwot.
