Obowiązek sporządzenia Regulaminu pracy spoczywa na pracodawcy, który zatrudnia 50 i więcej pracowników i nie jest objęty układem zbiorowym pracy. Co ważne, obowiązek ten powstaje w chwili zatrudnienia 50 pracownika, a nie ze średniego zatrudnienia i obejmuje zatrudnionych tylko na podstawie umowy o pracę.
Pracodawcy zatrudniający mniejszą ilość pracowników (od 20 do 50) również mogą sporządzić Regulamin pracy, natomiast nie jest on obligatoryjny. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o sporządzenie dokumentu regulującego przepisy wewnątrzzakładowe.
Regulamin pracy reguluje porządek wewnętrzny w zakładzie pracy oraz określa prawa i obowiązki pracowników, a także pracodawcy z zakresu organizacji i porządku pracy. Opublikowanie wewnętrznych norm w oficjalnym dokumencie pozwalana na polepszenie funkcjonowania firmy, jak i również stanowi ochronę dla obu stron stosunku pracy. Uwaga! Regulamin nie może zawierać zapisów, które są mniej korzystne dla pracowników niż wynika to z przepisów Kodeksu pracy lub innych ustaw!
Według art. 1041 § 1 Kodeksu Pracy treść Regulaminu pracy powinna normować:
- organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;
- systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;
- porę nocną;
- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;
- wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;
- rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;
- wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;
- obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;
- przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Ponadto w tym samym artykule w § 2 Pracodawca został zobligowany do poinformowania w Regulaminie pracy o karach stosowanych zgodnie z art. 108 KP.
Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników i obowiązuje na czas nieokreślony, chyba że nastąpi zmiana bądź likwidacja zakładu pracy. Skutecznymi sposobami zapoznania pracowników z treścią Regulaminu pracy są: wywieszenie dokumentu na ogólnodostępnej tablicy, rozesłanie pracownikom za pośrednictwem e-mail, pozostawienie Regulaminu w miejscu ogólnodostępnym np. w dziale Kadr.
Autor artykułu: Marta Kazuń Senior Payroll Specialist
