Od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorstwa, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, będą obowiązane do wystawiania faktur wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Choć mniejsze podmioty nie będą jeszcze objęte obowiązkiem wystawiania faktur w tym systemie, to już od tej samej daty będą musiały być gotowe na ich odbiór. To asymetryczne wdrożenie niesie ze sobą szereg wyzwań, zwłaszcza dla mikro i małych przedsiębiorców.
Nowa rzeczywistość dla mniejszych firm
Od lutego 2026 r. faktura wystawiona przez dużego podatnika będzie miała wyłącznie postać ustrukturyzowaną (XML) i będzie dostępna wyłącznie w systemie KSeF. Oznacza to, że każdy kontrahent – niezależnie od wielkości – będzie musiał mieć techniczną możliwość odbioru takiej faktury. Dokumenty papierowe, np. faktury drukowane na większości stacji paliw, stracą ten status - najprawdopodobniej pozostaną jedynie wizualizacjami ze ścieżką do odbioru faktury w KSeF.
Główne problemy mniejszych podmiotów
- Brak infrastruktury IT – wiele małych firm korzysta z prostych narzędzi do fakturowania, które nie są zintegrowane z KSeF. Konieczność odbioru faktur z systemu wymaga przynajmniej podstawowej integracji lub korzystania z aplikacji Ministerstwa Finansów.
- Brak świadomości obowiązku – wielu podatników błędnie zakłada, że skoro nie muszą jeszcze wystawiać faktur w KSeF, to nie muszą się jeszcze do niego przygotowywać.
- Ryzyko błędów i opóźnień – Nieświadomość podatników z kolei pociąga za sobą brak odpowiedniego przeszkolenia pracowników. Brak ten może skutkować nieprawidłowym księgowaniem faktur, problemami z płynnością finansową i niepotrzebnymi sporami z kontrahentami.
Aby uniknąć chaosu i nieporozumień, mniejsze firmy powinny już teraz podjąć działania przygotowawcze:
- Szkolenia oraz wdrożenie procedur odbioru i księgowania faktur – warto zainwestować w podstawowe szkolenia z obsługi KSeF dla pracowników. Należy też rozważyć wdrożenie nowych procedur wewnętrznych w zakresie zbierania i archiwizowania dokumentacji podatkowej.
- Weryfikacja oprogramowania – należy sprawdzić, czy obecne narzędzia do fakturowania i księgowości umożliwiają odbiór faktur z KSeF. Jeśli nie – warto rozważyć aktualizację lub zmianę systemu.
- Korzystanie z aplikacji MF – Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną aplikację KSeF, która umożliwia odbiór faktur. Choć nie jest to rozwiązanie idealne dla firm z dużą liczbą dokumentów, może być wystarczające dla mikroprzedsiębiorców.
- Testowanie systemu – już od jesieni 2025 r. dostępna będzie testowa wersja aplikacji KSeF 2.0. To dobra okazja, by zapoznać się z jej funkcjonalnościami i przetestować proces odbioru faktur.
Brak przygotowania może skutkować poważnymi problemami operacyjnymi. Dlatego warto już teraz podjąć działania, które pozwolą bezpiecznie wejść w nową erę e-fakturowania.
Zapraszamy do kontaktu – eksperci ASB chętnie pomogą.
Więcej artykułów dotyczących obowiązkowego KSeF w Polsce:
KSeF 2026 – obowiązek, który dotyczy każdej firmy
KSeFopedia - o schemie e-faktury. Co dokładnie znajduje się w sekcji Fa w module płatności?
KSeFopedia - Co dokładnie znajduje się w sekcji Fa w module zamówień
