Od 1 kwietnia 2025 roku w Polsce nastąpi istotna zmiana w sposobie komunikacji pomiędzy organami administracji publicznej a wieloma podmiotami gospodarczymi. Zgodnie z nowelizacją przepisów dotyczących e-Doręczeń, obowiązek ich stosowania obejmie podmioty zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) przed 1 stycznia 2025 roku. Warto już teraz przygotować się na nadchodzące zmiany i zrozumieć, jak wpłyną one na codzienne funkcjonowanie firm.
Czym są e-Doręczenia?
E-Doręczenia to system elektronicznej wymiany korespondencji, który ma na celu zastąpienie tradycyjnej, papierowej komunikacji pomiędzy podmiotami publicznymi, a także między firmami i osobami fizycznymi. System opiera się na bezpiecznym dostarczaniu wiadomości za pomocą specjalnych skrzynek doręczeń elektronicznych, które zapewniają pewność odbioru oraz skuteczność prawną.
Kluczowym elementem e-Doręczeń jest potwierdzenie nadania i odbioru korespondencji, co pozwala uniknąć problemów z zagubionymi przesyłkami czy opóźnieniami w dostarczaniu dokumentów. E-Doręczenia gwarantują również zachowanie tajemnicy korespondencji, dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii szyfrowania.
Kogo obejmie nowy obowiązek?
Od 1 kwietnia 2025 roku obowiązek korzystania z e-Doręczeń obejmie wszystkie podmioty niepubliczne zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym przed 1 stycznia 2025 roku. Dotyczy to m.in.:
- Spółek z ograniczoną odpowiedzialnością,
- Spółek komandytowych,
- Spółek komandytowo – akcyjnych,
- Spółek akcyjnych,
- Prostych spółek akcyjnych,
- Oddziałów przedsiębiorstw zagranicznych działających na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
- Spółek jawnych,
- Spółek partnerskich,
- Fundacji i stowarzyszeń.
Podmioty zarejestrowane po 1 stycznia 2025 roku już na etapie zakładania będą musiały zapewnić sobie dostęp do skrzynki doręczeń elektronicznych.
Dlaczego wprowadzono obowiązkowe e-Doręczenia?
Celem wprowadzenia obowiązkowych e-Doręczeń jest usprawnienie komunikacji pomiędzy podmiotami oraz podniesienie efektywności działania administracji publicznej. Kluczowe korzyści wynikające z tego rozwiązania obejmują:
- Przyspieszenie procesów administracyjnych – tradycyjne przesyłki papierowe wymagają więcej czasu na doręczenie i potwierdzenie odbioru, podczas gdy e-Doręczenia są dostarczane w czasie rzeczywistym.
- Oszczędności finansowe – eliminacja kosztów związanych z drukiem, wysyłką i obsługą papierowej korespondencji.
- Większe bezpieczeństwo – szyfrowanie danych zapewnia ochronę przed nieautoryzowanym dostępem do dokumentów.
- Ograniczenie negatywnego wpływu na środowisko – cyfrowa korespondencja zmniejsza zużycie papieru i emisję CO2 związaną z transportem tradycyjnych przesyłek.
Jak przygotować się do wprowadzenia e-Doręczeń?
Wdrożenie e-Doręczeń wymaga kilku kroków, które każdy podmiot powinien podjąć przed 1 kwietnia 2025 roku:
1.Rejestracja w systemie e-Doręczeń
Podmioty zarejestrowane w KRS powinny już teraz zapoznać się z procedurą zakładania skrzynki doręczeń elektronicznych. Proces odbywa się za pośrednictwem dedykowanej platformy, bądź bezpośrednio przez systemy KRS (Portal Rejestrów Sądowych lub S24). Każdy podmiot zobowiązany do utworzenia skrzynki e-Doręczeń będzie musiał wskazać osoby odpowiedzialne za obsługę korespondencji w systemie.
- Przeszkolenie pracowników
Wdrożenie nowego systemu może wymagać przeszkolenia pracowników odpowiedzialnych za komunikację z urzędami. Warto zapewnić, że wszystkie osoby w firmie znają zasady korzystania z e-Doręczeń oraz ich znaczenie dla bezpieczeństwa i sprawności operacyjnej.
- Aktualizacja wewnętrznych procedur
Firmy powinny dostosować swoje procedury wewnętrzne do nowych wymogów. Obejmuje to m.in. zmianę polityki zarządzania dokumentacją oraz wypracowanie nowych standardów obsługi korespondencji.
4.Monitorowanie zgodności z przepisami
Warto na bieżąco śledzić zmiany w przepisach dotyczących e-Doręczeń, aby upewnić się, że firma spełnia wszystkie obowiązki wynikające z prawa.
Co grozi za brak wdrożenia e-Doręczeń?
Podmioty, które nie dostosują się do nowych wymogów, mogą narazić się na konsekwencje prawne i organizacyjne. Przykładowo, brak aktywnej skrzynki doręczeń elektronicznych może skutkować niemożliwością odbioru ważnych dokumentów urzędowych, co może prowadzić do opóźnień w realizacji obowiązków prawnych i finansowych.
Podsumowanie
Wprowadzenie obowiązkowych e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku stanowi krok w kierunku cyfryzacji administracji publicznej oraz poprawy efektywności działania podmiotów gospodarczych. Chociaż zmiana ta wymaga przygotowań i dostosowania się do nowych wymogów, niesie za sobą wiele korzyści, takich jak oszczędności czasowe, finansowe oraz zwiększenie bezpieczeństwa komunikacji.
Już teraz warto podjąć odpowiednie kroki, aby być gotowym na nowe przepisy i uniknąć potencjalnych problemów związanych z niedostosowaniem się do wymogów prawa.
Utworzenie skrzynki e-Doręczenia wymaga podania dwóch podstawowych adresów e-mail wskazujących:
- administratora skrzynki pocztowej, którym może być pracownik ASB Group
- adres e-mail, na który będą dostarczane wszystkie powiadomienia o otrzymanej korespondencji.
Administratorem skrzynki pocztowej powinna być osoba posiadająca profil zaufany ePUAP, ponieważ systemy te są ze sobą powiązane, a aktywacja skrzynki pocztowej e-Doręczenia wymaga od administratora zalogowania się za pomocą profilu zaufanego ePUAP. Administrator może dodawać nowe osoby upoważnione do odczytywania lub zarządzania wiadomościami w skrzynce e-Doręczenia, zgodnie ze wskazaniem Klienta.
ASB Group chętnie udzieli wsparcia w następujących obszarach:
- utworzenia elektronicznej skrzynki do e-doręczeń Klienta (na podstawie pełnomocnictwa podpisanego elektronicznie przez przedstawicieli Klienta);
- wyznaczenia ASB Group jako administratora skrzynki pocztowej;
- aktywacji skrzynki e-doręczenia;
- bieżącego zarządzanie i obsługa skrzynki e-doręczenia klienta.
W razie pytań zapraszamy do kontaktu.
