Ministerstwo Finansów kontynuuje prace nad wdrożeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który ma zrewolucjonizować sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w Polsce. 8 maja 2025 roku opublikowano roboczą wersję nowej struktury logicznej FA(3), która ma zastąpić aktualnie funkcjonującą strukturę FA(2).
Czym jest FA(3) i co się zmienia?
FA(3) to nowa wersja schemy faktury ustrukturyzowanej, która wejdzie w życie 1 lutego 2026 roku i stanie się od tego dnia obowiązkowa dla wszystkich podatników objętych KSeF. Wersja opublikowana przez Ministerstwo ma charakter roboczy – oznacza to, że może jeszcze ulec korektom w wyniku trwających konsultacji z rynkiem i partnerami technologicznymi.
Wśród kluczowych zmian w strukturze FA(3) znajdują się m.in.:
- Nowe role podmiotów: możliwość oznaczenia pracownika jako podmiotu trzeciego („Pracownik”) – przydatne przy dokumentowaniu wydatków pracowniczych.
- Obsługa jednostek podrzędnych JST: dodano znacznik i pole umożliwiające identyfikację jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego (JST).
- Grupy VAT: możliwość oznaczenia, że faktura dotyczy członka grupy VAT, co ma znaczenie dla rozliczeń grupowych.
- Limit faktur korygowanych: wprowadzono ograniczenie liczby faktur możliwych do skorygowania w jednej fakturze korekcyjnej – maksymalnie 50 000 sztuk, co ma na celu poprawę wydajności systemu.
- Dłuższe opisy produktów/usług: zwiększono maksymalną długość pola opisu towaru/usługi do 512 znaków.
- Większa elastyczność w określaniu terminów płatności: można teraz wskazywać terminy również w formie opisowej, a nie tylko w formacie dzień-miesiąc-rok.
- Link do płatności: w strukturze można zamieścić link do płatności, co wspiera cyfryzację i automatyzację rozliczeń.
- Identyfikator płatności KSeF: możliwość dodania identyfikatora ułatwiającego kojarzenie płatności z dokumentem.
- Szerszy zakres dat w umowach i zamówieniach: dopuszczono możliwość wprowadzania dat archiwalnych, sięgających nawet do 1990 roku.
- Możliwość dodawania załączników podatkowych: faktury mogą zawierać załączniki z dodatkowymi danymi o charakterze podatkowym – np. jednostkach miary, ilościach, cenach jednostkowych netto. Wystawianie takich faktur wymaga jednak wcześniejszego zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym, a możliwość ta może być cofnięta w przypadku nadużyć. Załączniki nie mogą zawierać treści handlowych ani marketingowych.
Co oznaczają zmiany w wersji struktury FA(3)?
Zmiany zawarte w FA(3) mają charakter głównie techniczny, ale ich znaczenie praktyczne dla firm i biur rachunkowych jest niebagatelne. Każda organizacja, która będzie objęta obowiązkiem korzystania z KSeF, powinna już teraz rozpocząć przygotowania – zarówno poprzez aktualizację systemów informatycznych, jak i dostosowanie wewnętrznych procedur fakturowania.
Dla producentów oprogramowania oznacza to konieczność wdrożenia zmian w aplikacjach księgowych i finansowych. Z kolei biura rachunkowe powinny sprawdzić, czy ich systemy oraz integracje z KSeF będą gotowe do obsługi FA(3), szczególnie w zakresie automatycznego przetwarzania faktur oraz obsługi nowych funkcjonalności, jak załączniki czy identyfikatory płatności.
Gdzie szukać informacji na temat nowej roboczej wersji struktury FA(3)?
Pełen pakiet materiałów dotyczących FA(3), w tym plik XSD, dokumentacja techniczna oraz opis różnic względem FA(2), dostępne są na oficjalnych stronach Ministerstwa Finansów i Platformy KSeF (ksef.podatki.gov.pl).
Podsumowanie
Publikacja roboczej wersji FA(3) to kolejny etap w przygotowaniach do pełnego wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania w Polsce. Choć zmiany względem poprzedniej wersji schemy nie są rewolucyjne, wymagają od przedsiębiorców konkretnych działań dostosowawczych. Już teraz warto zidentyfikować obszary wymagające aktualizacji i rozpocząć testy, by w lutym 2026 roku być w pełni gotowym na nową rzeczywistość fakturowania elektronicznego.
Wsparcie w zakresie wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur? ASB Group oferuje Invoice App – Elastyczne narzędzie do wysyłania, odbierania i raportowania e-Faktur Zapraszamy do kontaktu!
