Wdrożenie KSeF stanowi wyzwanie dla większości organizacji, ale w przypadku firm międzynarodowych poziom złożoności rośnie wykładniczo. Powód jest prosty: KSeF to system krajowy, oparty na polskich mechanizmach uwierzytelniania i lokalnych regulacjach, podczas gdy wiele grup kapitałowych działa w modelu globalnym – z centralnymi procesami, systemami i zespołami rozproszonymi po różnych jurysdykcjach.
To zderzenie dwóch światów: lokalnego obowiązku podatkowego i globalnego modelu operacyjnego.
Brak polskich mechanizmów uwierzytelnienia to punkt zerowy problemu
Jednym z pierwszych wyzwań, z jakimi mierzą się międzynarodowe organizacje, jest kwestia dostępu do KSeF.
Osoby formalnie reprezentujące spółkę – członkowie zarządu czy dyrektorzy – bardzo często nie posiadają polskich mechanizmów uwierzytelnienia, takich jak:
- profil zaufany,
- kwalifikowany podpis elektroniczny zgodny z polskimi regulacjami.
W praktyce oznacza to, że nie są w stanie samodzielnie uwierzytelnić się w KSeF ani zarządzać dostępem do systemu.
To prowadzi do konieczności znalezienia alternatywnego modelu działania.
ZAW-FA – kiedy składać?
W tym kontekście szczególnego znaczenia nabiera formularz ZAW-FA, czyli zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF.
Dla wielu firm międzynarodowych jest to podstawowe narzędzie umożliwiające rozpoczęcie pracy z systemem.
ZAW-FA pozwala na:
- wskazanie osoby fizycznej, która będzie miała dostęp administracyjny do KSeF
- nadanie odpowiednich uprawnień (np. do wystawiania lub przeglądania faktur).
W praktyce często wygląda to tak, że:
- zagraniczny zarząd formalnie podpisuje dokument,
- odpowiednie uprawnienia nadawane są lokalnym pracownikom w Polsce lub biuru księgowemu.
To rozwiązanie jest skuteczne, ale rodzi istotne pytania o odpowiedzialność, kontrolę nad dostępem do naszego konta KSeF oraz uprawnieniami
„Pieczęć firmowa” jako alternatywny model dostępu
Drugim ważnym elementem jest tzw. pieczęć elektroniczna (pieczęć firmowa), czyli kwalifikowana pieczęć przypisana do osoby prawnej, a nie do konkretnej osoby fizycznej.
W kontekście KSeF pieczęć firmowa może być wykorzystywana do:
- uwierzytelniania się w systemie,
- nadawania uprawnień,
Dla firm międzynarodowych to często najbardziej praktyczne rozwiązanie, ponieważ:
- nie jest powiązane z konkretną osobą w zarządzie, jednak wymaga autoryzowania przez odpowiednią osobą posiadającą np. podpis kwalifikowany,
- pozwala na większą niezależność operacyjną,
- dobrze wpisuje się w model scentralizowanych procesów.
Jednocześnie wymaga:
- odpowiedniego zarządzania certyfikatem,
- określenia, kto ma dostęp do pieczęci,
- wdrożenia procedur bezpieczeństwa.
Centralizacja procesów a KSeF
W strukturach międzynarodowych procesy finansowe i fakturowanie są często scentralizowane w tzw. centrach usług wspólnych (SSC lub BPO), zlokalizowanych poza Polską.
To podejście ma wiele zalet:
- standaryzacja procesów,
- efektywność kosztowa,
- lepsza kontrola.
Jednak w kontekście KSeF pojawiają się konkretne wyzwania:
- konieczność dostosowania globalnych systemów do lokalnych wymagań,
- integracja ich systemu z dodatkowym polskim rozwiązaniem / systemem,
- zapewnienie zgodności z polskimi przepisami,
- zarządzanie dostępem dla zespołów zagranicznych.
W praktyce oznacza to, że nawet jeśli proces jest globalny, odpowiedzialność podatkowa pozostaje lokalna.
Integracja systemów – więcej niż technologia
Integracja systemów finansowych z KSeF w firmach międzynarodowych często jest projektem informatycznym o dużej złożoności i wielu zależnościach.
Wymaga:
- zrozumienia przepływu danych między krajami, systemami, praocesami,
- identyfikacji punktów, w których powstają dane do faktury,
- dostosowania globalnych struktur danych do wymogów KSeF,
- uwzględnienia różnic w przepisach podatkowych.
Często okazuje się, że:
- dane wymagane przez KSeF nie są dostępne w systemie centralnym,
- są przechowywane w innej formie,
- albo w ogóle nie są zbierane.
To czasami wymusza zmiany nie tylko w Polsce, ale również w globalnych systemach – co znacząco zwiększa skalę projektu.
Odpowiedzialność i bezpieczeństwo – niedoceniane aspekty
Delegowanie dostępu do KSeF, korzystanie z pieczęci firmowej czy integracja przez API rodzą kluczowe pytania:
- kto odpowiada za działania w systemie,
- jak kontrolować dostęp,
- jak zabezpieczyć dane,
- co w przypadku błędów lub nadużyć.
W firmach międzynarodowych szczególnie ważne jest:
- jasne zdefiniowanie ról i uprawnień,
- wdrożenie polityk bezpieczeństwa,
- regularny przegląd dostępów,
- dokumentowanie procesów.
Bez tego ryzyko operacyjne i podatkowe znacząco rośnie.
KSeF jako test dojrzałości organizacyjnej
Wdrożenie KSeF w strukturze międzynarodowej bardzo szybko pokazuje, na ile organizacja:
- ma uporządkowane procesy,
- rozumie przepływ danych,
- potrafi zarządzać odpowiedzialnością,
- jest gotowa na lokalne wymagania w globalnym modelu.
Firmy, które mają dobrze zdefiniowane procesy i silną współpracę między działami, przechodzą przez ten proces znacznie sprawniej.
Z kolei organizacje z rozproszoną odpowiedzialnością i niejasnymi procesami często napotykają na poważne trudności.
Podsumowanie
KSeF w firmach międzynarodowych to znacznie więcej niż wdrożenie nowego sposobu wystawiania faktur.
To projekt, który dotyka:
- dostępu i uwierzytelniania (ZAW-FA, pieczęć firmowa),
- struktury organizacyjnej,
- globalnych systemów IT,
- odpowiedzialności podatkowej,
- bezpieczeństwa danych.
Nie ma jednego uniwersalnego modelu działania. Każda organizacja musi wypracować własne podejście – dopasowane do swojej struktury, procesów i poziomu centralizacji.
Jedno jest jednak pewne: im wcześniej firmy międzynarodowe zaczną traktować KSeF jako projekt strategiczny, a nie wyłącznie lokalny obowiązek, tym większa szansa na uniknięcie problemów i wykorzystanie tej zmiany jako realnej przewagi operacyjnej i rynkowej.
Więcej na temat KSeF:
KSeF jako impuls do uporządkowania procesów
E-faktury w języku obcym w KSeF - jak przygotować się na 2026 rok?
Oprogramowanie KSeF – narzędzie do eFaktur
Wsparcie ASB Group w zakresie KSeF Compliance:
Oferujemy kompleksowe usługi wsparcia w zakresie wdrożenia Krajowego Systemu Faktur Elektronicznych (KSeF), dostosowane do konkretnych potrzeb Państwa firmy. Pomożemy:
- przeprowadzić audyt istniejących procesów, w tym obiegu dokumentów sprzedaży i zakupów,
- zweryfikować gotowość technologiczną do przystąpienia do systemu KSeF,
wybrać dostawcę oprogramowania, który najlepiej pasuje do procesów w organizacji i jest zintegrowany z KSeF, - podczas procesu wdrażania KSeF w zakresie przeszkolenia pracowników, mapowania procesów, a także z uwzględnieniem aspektów podatkowych, księgowych, organizacyjnych, formalnych i proceduralnych.
Kontakt:
