KSeF i faktury ustrukturyzowane - już wkrótce

7 października 2021 Poland

W dniu 1 października Sejm RP przyjął nowelizację ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług.

Zmiana dotyczy też niektórych innych ustaw (dalej jako: „nowelizacja VAT”), wprowadzającej m.in. Krajowy System e-Faktur tzw. KSeF, w tym nowy rodzaj faktury tj. faktury ustrukturyzowanej.

Teleinformatyczny system KSeF będzie dawał podatnikom możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jako jednej z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji fakturami obok faktur papierowych i elektronicznych.

Faktury ustrukturyzowane to trzeci rodzaj faktury, tym razem wystawiany przez podatników za pośrednictwem KSeF, oznaczane przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie. Będą to faktury udostępniane i otrzymywane za pomocą oprogramowania interfejsowego w reżimie tzw. „Real Time Reporting”.

Zaletą faktur ustrukturyzowanych ma być ich wystawiane według jednego wzorca w oparciu o strukturę logiczną przedstawioną przez MF. Podatnicy będą mieli możliwość wystawiania faktury ustrukturyzowanej w systemie księgowych i przesyłać do KSeF za pomocą API.

Według brzmienia nowelizacji VAT przyjętej przez Sejm, również otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych będzie następowało przy użyciu KSeF i będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury. Generalnie wyrażanie zgody powinno się odbywać na identycznych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych. System nie będzie obsługiwał procesu akceptacji nabywcy co do sposobu otrzymania faktur ustrukturyzowanych. W sytuacji, gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej. Taka faktura zachowa walor faktury ustrukturyzowanej, ponieważ będzie posiadała jej ustawowe cechy (numer identyfikacji w systemie KSeF).

Warto także nadmienić, iż fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Do korzystania z KSeF uprawnieni będą podatnicy, podmioty wskazane przez podatnika oraz osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu uprawnień do korzystania z KSeF uwierzytelnieni w sposób określony w wydanym wkrótce rozporządzeniu wykonawczym Ministra Finansów.

Korzyści płynące z wprowadzonych rozwiązań:

  • ułatwienie kontroli przepływu wystawionych i otrzymanych faktur, gwarancja dostarczenia faktury do kontrahenta;
  • ułatwianie rozliczeń pomiędzy podatnikami i zapewnienie bezpieczeństwa rozliczeń;
  • wzmocnienie kontroli poprawności rozliczeń VAT;
  • faktura ustrukturyzowana nie ulegnie uszkodzeniu ani utracie,
  • jednakowy wzór faktury ustrukturyzowanej dla wszystkich podatników, umieszczony na platformie elektronicznej,
  • dostawca, który wystawi korektę faktury „in minus” poprzez KSeF do faktury ustrukturyzowanej będzie miał prawo do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego w okresie wystawienia tejże korekty – wyjątek od ogólnej zasady,
  • w przypadku, gdy kupujący otrzyma od sprzedawcy korektę faktury ustrukturyzowanej „in minus”, będzie mógł obniżyć kwotę podstawy opodatkowania i podatku naliczonego w okresie, w którym ta faktura będzie otrzymywana – wyjątek od ogólnej zasady,
  • skrócony z 60 do 40-dniowego termin zwrotu VAT po spełnieniu określonych warunków,
  • brak obowiązku prowadzanie przez podatnika struktur JPK_FA i przesłania jej na żądanie organów podatkowych,
  • brak obowiązku przechowywania i archiwizacji faktur zgodnie z art. 112 i 112a ustawy o VAT bowiem system KSeF będzie przechowywać faktury w nim wystawione przez okres 10 lat.

Opisywane rozwiązanie ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2022 roku i na początku korzystanie z niego będzie dobrowolne. Jednakże korzystanie z faktur ustrukturyzowanych w końcowym zamyśle Ministerstwa Finansów ma mieć charakter obligatoryjny prawdopodobne już od 1 stycznia 2023 r. (informacja nieoficjalna z MF).

W naszej ocenie już dziś podatnicy powinni wykazać zainteresowanie tematem bowiem zakres wymaganych elementów faktury ustrukturyzowanej i opublikowanego jej schematu jest o wiele większy aniżeli obecnie wymagany przez systemy księgowe.

Jeśli podatnik chce rozpocząć fakturowanie w oparciu o rozwiązania KSeF z początkiem 2022 roku należy w naszej ocenie rozpocząć już teraz przygotowania do nowych regulacji, co wymaga zarówno analizy merytorycznej, jak i wdrożenia szeregu wymogów technicznych.

W przypadku pytań dotyczących tego lub innych tematów w zakresie podatku VAT prosimy o kontakt z naszymi ekspertami podatkowymi:

Anna Szafraniec
Anna Szafraniec CEE VAT Compliance Director
ASB Poland
aszafraniec@asbgroup.eu
Łukasz Woźniak
Łukasz Woźniak VAT Compliance Manager
ASB Poland
lwozniak@asbgroup.eu