Jak przygotować się do obowiązkowego e-fakturowania? Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. To rozwiązanie przygotowane przez Ministerstwo Finansów ma na celu zautomatyzowanie i ujednolicenie procesu fakturowania w Polsce. Dla przedsiębiorców, dyrektorów finansowych i działów księgowych oznacza to konieczność wprowadzenia zmian organizacyjnych, technologicznych i proceduralnych. Już teraz warto przyjrzeć się, co dokładnie się zmienia i jak najlepiej przygotować firmę na nową rzeczywistość e-fakturowania.
Obejrzyj podcast o KSeF na naszym kanale YouTube:
Czym jest KSeF i dlaczego został wprowadzony?
Krajowy System e-Faktur to platforma udostępniona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Zamiast znanego formatu PDF, przedsiębiorcy będą korzystać z pliku w formacie XML, zgodnego z określoną strukturą logiczną.
System ma kilka głównych celów: uproszczenie i przyspieszenie procesów fakturowania, redukcja błędów, szybsze zwroty VAT, a także ograniczenie oszustw podatkowych. Dzięki centralizacji danych możliwe będzie również uproszczenie i automatyzacja kontroli skarbowych.
Kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Ministerstwo Finansów potwierdziło, że obowiązek korzystania z KSeF zostanie wprowadzony etapowo. Od 1 lutego 2026 r. obejmie on największe przedsiębiorstwa, które w 2024 roku przekroczyły próg 200 mln zł brutto sprzedaży. Pozostali podatnicy – czynni i zwolnieni z VAT – zostaną objęci obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r. Mikroprzedsiębiorcy cyfrowo wykluczeni otrzymają dodatkowy czas na dostosowanie i zostaną objęci przepisami dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Na co warto zwrócić uwagę podczas przygotowań?
Przygotowanie do KSeF to nie tylko decyzja o narzędziach IT. To przede wszystkim analiza aktualnych procesów, danych oraz przepływu dokumentów w firmie. Wiele organizacji rozpoczyna od tzw. analizy GAP, która pozwala określić, jakie informacje są już dostępne w systemach, a jakie należy jeszcze uzupełnić.
Kolejnym krokiem jest określenie ról i uprawnień w firmie – kto wystawia faktury, kto je akceptuje, kto odpowiada za podpisywanie. Przemyślenie tego procesu z wyprzedzeniem pozwoli uniknąć chaosu w codziennej pracy.
Firmy powinny też przetestować integrację systemu księgowego z KSeF, a także zadbać o szkolenia i dobrą komunikację wewnętrzną, zwłaszcza z działami operacyjnymi i sprzedażowymi. Wybór odpowiedniego rodzaju autoryzacji – np. podpis kwalifikowany, pieczęć firmowa czy token – również ma znaczenie.
Zakres faktur objętych obowiązkiem KSeF
KSeF obejmuje faktury sprzedaży, korekty, zaliczki i faktury końcowe, wystawiane dla kontrahentów krajowych. Choć niektóre rodzaje dokumentów – jak faktury eksportowe – mogą być częściowo wyłączone, każda firma powinna indywidualnie przeanalizować swój zakres działalności.
System wymaga zgodności z określoną strukturą FA(3). To oznacza, że dane muszą być kompletne i sformatowane zgodnie z wytycznymi technicznymi. Zaniedbania w tym zakresie mogą prowadzić do błędów, opóźnień lub odrzucenia dokumentów przez system.
Czy trzeba zmieniać oprogramowanie?
Nie wszystkie firmy będą musiały inwestować w nowe narzędzia. Małe podmioty mogą korzystać z darmowego interfejsu online udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Jednak dla średnich i dużych firm znacznie efektywniejsze będzie zintegrowanie KSeF z aktualnym systemem ERP lub wdrożenie zewnętrznych narzędzi do obiegu dokumentów. W wielu przypadkach dobrym rozwiązaniem będzie też outsourcing obsługi KSeF.
Warto pamiętać, że faktury wysyłane przez KSeF nie wymagają zatwierdzenia przez nabywcę, ale każda organizacja musi zapewnić wewnętrzny proces akceptacji i dekretacji dokumentów.
Jak długo trwa wdrożenie KSeF?
Czas wdrożenia zależy od wielu czynników – skali działalności, liczby systemów używanych w organizacji, stopnia złożoności procesów oraz dostępności zasobów. W praktyce przygotowanie może potrwać od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy. Im wcześniej firma zacznie działać, tym mniejsze ryzyko błędów i problemów w momencie, gdy obowiązek wejdzie w życie.
Jak zacząć? Trzy podstawowe kroki
Na początek warto zidentyfikować wszystkie źródła danych w firmie i ustalić, kto odpowiada za ich poprawność. Następnie należy zaprojektować wewnętrzny proces obiegu dokumentów, który uwzględnia odbiór i akceptację faktur. Trzecim krokiem jest zaplanowanie szkoleń – nie tylko dla księgowości, ale także dla użytkowników końcowych, którzy na co dzień pracują z fakturami.
KSeF to nie tylko obowiązek – to również szansa
Choć nowy system może budzić wątpliwości, jego wdrożenie daje firmom realną szansę na uporządkowanie procesów i automatyzację wielu działań. Mniejsze ryzyko błędów, szybsze rozliczenia i lepsza kontrola nad dokumentacją to tylko niektóre z potencjalnych korzyści.
W naszym podcaście na YouTube rozmawiamy o KSeF z perspektywy praktycznej – dzielimy się doświadczeniami z wdrożeń, omawiamy najczęstsze pytania i pokazujemy, jak wygląda dobre przygotowanie do tej zmiany.
Obejrzyj podcast o KSeF na naszym kanale YouTube:
Sprawdź nasze rozwiązania IT: Oprogramowanie KSeF - narzędzie do e-Faktur
Więcej podobnych artykułów:
Jak zbudowana jest e-Faktura w KSeF?
KSeFopedia - Co dokładnie znajduje się w sekcji Fa w module zamówień?
KSeFopedia - Co dokładnie znajduje się w sekcji Fa w module płatności?
KSeFopedia - Stopka na e-Fakturze
