Od 1 stycznia 2026 r. w Czechach zaczęła obowiązywać Ustawa nr 323/2025 Sb. o Jednolitych Miesięcznych Zgłoszeniach Pracodawców (ang. Uniform Monthly Employer Reports, w czeskich materiałach najczęściej jako JMHZ). Ustawodawca wskazuje, że celem nowego rozwiązania jest uproszczenie i ujednolicenie obowiązków sprawozdawczych pracodawców wobec wielu instytucji publicznych. Poniżej przedstawiamy praktyczne podsumowanie zmian: co to jest UMER/JMHZ, kogo dotyczy, od kiedy realnie zaczyna się obowiązek raportowania, jakie dane będą wymagane i jakie terminy są kluczowe.
Czym jest Jednolite Miesięczne Zgłoszenie Pracodawców (UMER/JMHZ)?
UMER/JMHZ to rozwiązanie, które ma połączyć w jeden raport dane dotychczas przesyłane oddzielnie do różnych instytucji państwowych – często w innych terminach, a nierzadko z powielaniem tych samych informacji.
W praktyce oznacza to, że:
- Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) – Czeska Administracja Zabezpieczenia Społecznego – będzie odpowiedzialna za zbieranie danych i dystrybucję do pozostałych podmiotów,
- natomiast Ministerstvo práce a sociálních věcí (MPSV) – Ministerstwo Pracy i Spraw Socjalnych – będzie prowadzić administrację całego systemu.
Od kiedy powstaje obowiązek składania UMER/JMHZ?
Choć ustawa weszła w życie 1 stycznia 2026 r., to dla większości pracodawców (czyli tych, którzy nie uczestniczyli w fazie testowej) rzeczywisty start raportowania przypada dopiero na: 1 kwietnia 2026 r.
Co istotne:
- raporty będą składane osobno za każdy miesiąc,
- dane za styczeń–marzec 2026 zostaną przekazane z opóźnieniem – najpóźniej do 30 czerwca 2026 r.
Ważne: okres przejściowy (styczeń–marzec 2026)
W tym czasie:
- nie będą składane raporty dotyczące:
- umów o wykonanie pracy (dohoda o provedení práce, DPP),
- oraz zestawienia składek do ČSSZ (tzw. przeglądy/overview składek),
- ČSSZ otrzyma te dane retrospektywnie (wstecz).
Terminy płatności składek pozostają bez zmian – przesunięty jest wyłącznie termin raportowania.
Jednocześnie bez zmian pozostają obowiązki dotyczące zgłaszania powstania, zakończenia i zmian stosunku pracy w okresie przejściowym – obowiązują dotychczasowe zasady i terminy.
Kogo UMER/JMHZ obejmuje? Nowa definicja „pracodawcy”
Za „pracodawcę” uznany jst każdy podmiot zarejestrowany jako płatnik podatku PIT od dochodów ze stosunku zależnego (zatrudnienia).
Prościej:
Jeśli wypłacasz komukolwiek wynagrodzenie, od którego potrącany jest podatek od pracy/zatrudnienia, jesteś zobowiązany do rejestracji i wysyłki UMER/JMHZ co miesiąc.
Kogo obejmuje obowiązek raportowania?
Typowo są to podmioty, które dotąd raportowały w minimalnym zakresie, np.:
- firmy korzystające wyłącznie z umów DPP, w ramach limitów, od których nie nalicza się standardowych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
- osoby pełniące funkcje kierownicze / członkowie organów (executives), którzy otrzymują wynagrodzenie,
- świadczenia i benefity podlegające opodatkowaniu jako przychód ze stosunku zależnego (odpowiednik czeskiego „§ 6” ustawy o podatku dochodowym).
Przykład praktyczny (benefity)
Jeżeli przekazujesz pracownikowi jakąkolwiek korzyść majątkową podlegającą PIT – zarówno pieniężną, jak i rzeczową (np. samochód służbowy do użytku prywatnego) – należy ją uwzględnić w raporcie.
Jakie dane trzeba raportować?
Zakres danych w UMER/JMHZ ma być znacznie szerszy niż to, do czego część pracodawców była dotąd przyzwyczajona (szczególnie ci, którzy nie raportowali statystyk ISPV – potocznie kojarzonych jako „Trexima report”).
Raport obejmie m.in.:
- podstawowe dane identyfikacyjne pracownika,
- dane niezbędne do rozliczeń podatkowych (ulgi, odliczenia, parametry podatkowe),
- informacje kadrowo-płacowe wymagane do naliczeń,
- dodatkowe dane o charakterze statystycznym, np. najwyższy poziom wykształcenia.
Pełny wykaz danych określa Rozporządzenie Rządu nr 417/2025 Sb. – dokument ma ponad 200 stron (warto go przeanalizować pod kątem zgodności danych w systemach HR/payroll).
Co konkretnie zmieni się od kwietnia 2026 r.?
Na moment przygotowania tego podsumowania nie znamy jeszcze wszystkich szczegółów dotyczących finalnych formularzy i procedur operacyjnych – natomiast kierunek zmian jest już jasno wskazany.
Pracownicy: dodatkowe zgłoszenia i identyfikator PIN
Dla obecnych pracowników konieczne będzie przekazanie dodatkowych danych, których dotąd nie raportowano. Na podstawie „dodatkowego zgłoszenia” pracodawca otrzyma dla każdego pracownika nowy identyfikator:
- PIN (personal identification number) – numer identyfikacyjny pracownika wykorzystywany w dalszym raportowaniu.
Uwaga: „Dodatkowa rejestracja” obejmie również osoby, które:
- zatrudniły się w I kwartale 2026 r.,
- ale zakończyły zatrudnienie przed 1 kwietnia 2026 r.
Szczegóły techniczne procesu dodatkowej rejestracji nie są jeszcze w pełni opisane, natomiast ČSSZ już sygnalizuje potrzebę weryfikacji danych na liście pracowników. Można się spodziewać mechanizmu umożliwiającego hurtowe pozyskanie PIN dla istniejącej kadry.
2) Wiele stosunków pracy w jednej firmie
Jeżeli pracownik ma więcej niż jeden stosunek pracy u tego samego pracodawcy, trzeba je raportować oddzielnie – jako osobne pozycje w UMER/JMHZ.
- pracownik będzie miał jeden PIN,
- ale dwa (lub więcej) identyfikatorów relacji zatrudnienia, które przekaże ČSSZ.
3) Pracodawca: uzupełnienie danych firmowych
Istniejący pracodawcy będą musieli uzupełnić te dane organizacyjne, których ČSSZ wcześniej nie wymagała, a które są konieczne do nowego modelu (m.in. pod kątem administracji skarbowej).
Termin na przekazanie tych danych wskazywany jest jako: 15 kwietnia 2026 r.
Kluczowe terminy i rekomendowana kolejność działań (pierwsze raportowanie)
Dobra praktyka sugerowana przez autorów materiału źródłowego:
Pierwszy „realny” raport – za kwiecień 2026
Warto złożyć go w oknie:
1–20 maja 2026
Dlaczego tak?
- pozwala to zweryfikować, czy proces działa i czy konfiguracje systemów kadrowo-płacowych są poprawne,
- a dopiero potem spokojnie uzupełnić raporty wsteczne za I kwartał.
Raporty wsteczne za styczeń–marzec 2026
Najpóźniej do: 30 czerwca 2026
Raportowanie cykliczne (standardowe)
Co do zasady raporty będą składane:
od 1. do 20. dnia miesiąca następującego po naliczeniu wynagrodzeń
Ważne: złożenie raportu przed pierwszym dniem kolejnego miesiąca jest nieważne.
Istotne ograniczenie: brak integracji z ubezpieczeniami zdrowotnymi
W opinii autorów materiału źródłowego istotną wadą jest fakt, że kasy chorych / ubezpieczyciele zdrowotni nie są częścią tego systemu (nie są instytucjami państwowymi).
W praktyce oznacza to:
- procesy dotyczące ubezpieczeń zdrowotnych pozostaną bez zmian,
- a część obowiązków nadal będzie realizowana „po staremu”, niezależnie od UMER/JMHZ.
Co zrobić już teraz? Checklista przygotowań (praktycznie)
Choć pełna techniczna implementacja zależy od finalnych wytycznych, już dziś warto:
- Zmapować źródła danych: HR, payroll, benefity, ewidencja czasu, systemy kadrowe.
- Sprawdzić kompletność danych pracowników (w tym elementy statystyczne, których wcześniej nie zbierano).
- Zweryfikować benefity i świadczenia pod kątem opodatkowania (pieniężne i niepieniężne).
- Przygotować proces pozyskania PIN i obsługi wielu relacji zatrudnienia.
- Ustalić odpowiedzialności: kto odpowiada za dane, kto za wysyłkę, kto za korekty.
- Zaplanować testy na przełomie kwietnia i maja 2026.
Przydatne linki (oficjalne i informacyjne)
- Strona informacyjna projektu: https://www.jmhz.cz/
- MPSV (Ministerstwo Pracy i Spraw Socjalnych):
https://www.mpsv.cz/jednotne-mesicni-hlaseni-zamestnavatelu-jmhz - ČSSZ (Czeska Administracja Zabezpieczenia Społecznego):
https://www.cssz.cz/web/cz/jednotne-mesicni-hlaseni-zamestnavatele-jmhz-
Jak możemy pomóc? Wsparcie ASB Group w Czechach:
Okres przejściowy będzie wymagający – głównie dlatego, że zakres danych do pozyskania i utrzymania po stronie pracodawcy znacząco rośnie. Docelowo UMER/JMHZ powinien jednak realnie ograniczyć obciążenia administracyjne, bo raportowanie do instytucji państwowych zostanie skonsolidowane do jednego kanału.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w:
- analizie luk danych i zgodności w systemach HR/payroll,
- przygotowaniu procesu raportowania i harmonogramu,
- ocenie wpływu na benefity i rozliczenia,
- wdrożeniu procedur kontrolnych i korekt,
— skontaktuj się z nami. Pomożemy przygotować wdrożenie w sposób możliwie najprostszy i najmniej obciążający organizację.
