Już 24 grudnia 2025 roku w Polsce wejdą w życie przepisy nowelizujące Kodeks pracy, które wprowadzają obowiązek jawności wynagrodzeń co wpłynie na zmian procesów rekrutacyjnych oraz będzie prowadziło do konieczność wprowadzenia lub uporządkowania struktur wynagrodzeń. To znacząca reforma, mająca na celu zwiększenie przejrzystości polityki płacowej, ograniczenie dyskryminacji oraz wyrównanie szans zawodowych kobiet i mężczyzn. Nowe regulacje stanowią implementację unijnej Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE 2023/970) i przygotowują przedsiębiorstwa do pełnej transpozycji przepisów obowiązujących od 7 czerwca 2026 roku.
Obowiązek informowania kandydatów o wynagrodzeniu
Jednym z kluczowych wymogów nowelizacji jest obowiązek przekazania kandydatom jasnej informacji o wynagrodzeniu. Dotyczy to zarówno nowych rekrutacji, jak i sytuacji, gdy wynagrodzenie nie zostało ujawnione w ogłoszeniu o pracę. Informacja ta powinna obejmować:
- wysokość wynagrodzenia początkowego lub jego przedział (tzw. widełki płacowe),
- wszystkie składniki wynagrodzenia i świadczenia dodatkowe – zarówno pieniężne (premie, dodatki stażowe, funkcyjne, jubileuszowe), jak i pozapłacowe (prywatna opieka medyczna, karta sportowa, samochód służbowy do celów prywatnych, telefon, laptop, dodatkowy urlop itp.),
- świadczenia socjalne i deputaty.
Pracodawca może przekazać te informacje na różne sposoby: w samym ogłoszeniu o pracę, przed rozmową kwalifikacyjną lub najpóźniej przed podpisaniem umowy. Choć ustawa nie wymaga dokumentowania faktu przekazania danych, w praktyce warto zachować dowód w formie wiadomości e-mail lub podpisanego oświadczenia kandydata.
Widełki płacowe i obiektywne kryteria
Nowe przepisy wymagają, aby przedziały wynagrodzeń były oparte na jasnych, obiektywnych i neutralnych płciowo kryteriach. Oznacza to, że dwie osoby wykonujące porównywalną pracę, z podobnymi kwalifikacjami i osiągnięciami, powinny mieścić się w tym samym przedziale wynagrodzeń, niezależnie od płci, wieku czy innych cech osobistych.
Firmy powinny zatem przeprowadzić audyt dotychczasowych wynagrodzeń, wartościowanie stanowisk opartę na 4 kryteriach oraz opracować spójną siatkę płac, która pozwoli uniknąć nieuzasadnionych różnic i potencjalnych roszczeń ze strony pracowników.
Kluczowe w audycie będzie pojęcie wynagrodzenia, gdyż zgodnie z przepisami wynagrodzenie powinno obejmować nie tylko płacę miesięczną, ale również składniki uzupełniające lub zmienne wynagrodzenia. Pojęcie "wynagrodzenia" powinno uwzględniać wszystkie elementy wynagrodzenia należnego na mocy prawa, układów zbiorowych lub praktyki w każdym państwie członkowskim.
Zakaz pytań o dotychczasowe wynagrodzenie
Od 24 grudnia 2025 roku pracodawcy nie będą mogli pytać kandydatów o ich wcześniejsze wynagrodzenie. Niedozwolone są zarówno bezpośrednie pytania, jak i pośrednie próby uzyskania takich informacji. Celem tego przepisu jest przeciwdziałanie utrwalaniu nierówności płacowych i umożliwienie kandydatom prowadzenia świadomych negocjacji płacowych opartych wyłącznie na kompetencjach i wartości rynkowej pracy.
Neutralność językowa w ogłoszeniach
Nowe przepisy nakładają również obowiązek formułowania ogłoszeń o pracę w sposób neutralny pod względem płci oraz niedyskryminujący. Niedozwolone będą określenia sugerujące preferencje dotyczące płci, wieku, wyglądu, narodowości czy innych cech osobistych. Akceptowane praktyki to:
- użycie obu form nazw stanowisk: „kierownik/kierowniczka”, „specjalista/specjalistka”,
- oznaczenia M/K w skrócie: „analityk (M/K)”,
- ogólne określenia typu „osoba na stanowisko…”, „zatrudnimy osobę do obsługi klienta”,
- opis czynności zamiast nazwy stanowiska.
Takie podejście wspiera równość szans i pozwala uniknąć ryzyka naruszenia prawa.
Prawo pracowników do informacji
Zmiany obejmują także obecnych pracowników. Każdy z nich będzie miał prawo wystąpić o informacje dotyczące:
- własnego wynagrodzenia,
- średnich poziomów wynagrodzeń na stanowiskach tej samej kategorii lub o równoważnej wartości, rozdzielonych według płci,
- kryteriów ustalania wynagrodzenia, awansów i podwyżek, które muszą być obiektywne i neutralne płciowo.
Dzięki temu pracownicy zyskają narzędzia do monitorowania równości w wynagrodzeniach i ochrony swoich praw.
Raportowanie luki płacowej
Firmy zatrudniające co najmniej 100 pracowników będą musiały regularnie raportować różnice w wynagrodzeniach między kobietami a mężczyznami :
- duże firmy (250+ pracowników) - corocznie,
- średnie firmy (100–249 pracowników) - co trzy lata.
W przypadku różnic przekraczających 5% i braku obiektywnego uzasadnienia, pracodawca będzie zobowiązany wdrożyć plan naprawczy. Raportowanie będzie musiało uwzględnić różne kryteria np. składniki zmienne czy też kategorie pracowników i inne . Pierwsze raporty obejmą dane za rok 2026, dlatego decyzje kadrowo-płacowe podejmowane już teraz mają kluczowe znaczenie.
Jawność wynagrodzeń - sankcje i ryzyka
Nieprzestrzeganie przepisów wiąże się z konsekwencjami finansowymi. Ustawa przewiduje kary grzywny od 2 000 do 60 000 zł m.in. za brak wykonania wartościowania stanowisk pod względem płacowym lub brak sprawozdawczości, ale też za brak innych działań związanych ze stosowaniem przepisów. Ponadto w przypadku sporów o nierówne wynagrodzenie, odwrócony ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy, który będzie musiał wykazać obiektywność stosowanych kryteriów.
W jaki sposób firmy mogą przygotować się do zmian?
Aby skutecznie wdrożyć nowe przepisy, przedsiębiorstwa powinny już teraz podjąć odpowiednie kroki, m.in. przeanalizować obecne stawki i składniki wynagrodzenia pracowników, zidentyfikować ewentualne różnice płacowe, zaktualizować politykę rekrutacyjną, przeszkolić zespoły HR, zaktualizować regulaminy i siatki płac oraz powiadomić pracowników o nowych prawach i procedurach.
Wejście w życie przepisów o jawności wynagrodzeń 24 grudnia 2025 roku to kamień milowy w kształtowaniu nowoczesnej, przejrzystej i sprawiedliwej polityki płacowej w Polsce. Przedsiębiorstwa, które rozpoczną przygotowania już teraz, mają szansę nie tylko uniknąć ryzyk prawnych, lecz także wzmocnić swoją pozycję na rynku pracy, budując zaufanie kandydatów i pracowników. Kompleksowe audyty, standaryzacja opisów stanowisk i widełek płacowych, szkolenia oraz przemyślana komunikacja – to elementy, które pozwolą firmom skutecznie wdrożyć nowe przepisy i przekształcić jawność wynagrodzeń w realną przewagę konkurencyjną.
Więcej informacji z zakresu Kadr i płac:
Reforma ZUS – Jednolity Plik Ubezpieczeniowy. Co oznacza dla przedsiębiorców?
Zmiany w ZUS ZLA – nadchodzi rewolucja w zwolnieniach lekarskich?
