Ministerstwo Finansów zaprezentowało nową wersję projektu ustawy dotyczącej obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W stosunku do wcześniejszych założeń zaszły istotne zmiany – zarówno w zakresie terminów, jak i konkretnych obowiązków. Projekt z jednej strony pokazuje, że MF wyciągnęło wnioski z wcześniejszych błędów i konsultacji z rynkiem, z drugiej – pozostawia kilka istotnych znaków zapytania.
Potwierdzona została data obowiązkowego KSeF - 2026 rok. Dla firm o obrotach powyżej 200 mln zł (w 2024 r.) obowiązek ma wejść w życie 1 lutego 2026 r., dla pozostałych podatników VAT – 1 kwietnia 2026 r. Odrębną grupę stanowią tzw. podatnicy cyfrowo wykluczeni, którzy mają zyskać dodatkowy czas – do 1 stycznia 2027 r. Sam podział może budzić pytania o kryteria wyłączenia i ich praktyczne zastosowanie.
MF zdecydowało się też na wprowadzenie trybu offline, który – w teorii – pozwoli na wystawienie faktury poza systemem i przesłanie jej do KSeF w ciągu 24 godzin. To rozwiązanie długo postulowane przez biznes, szczególnie tam, gdzie faktury są wystawiane w warunkach utrudnionego dostępu do internetu. Ale warto dodać: nie są to „faktury papierowe” w klasycznym sensie – tryb offline to rozwiązanie awaryjne, a nie alternatywny obieg, a e-faktura nadal musi być wystawiona zgodnie z obowiązującą schemą.
Pozytywnie należy ocenić także decyzję o przesunięciu obowiązku podawania numeru KSeF w przelewach bankowych (szczególnie przy płatnościach objętych MPP) – do końca 2026 roku. Przedsiębiorcy zyskają czas na dostosowanie systemów bankowych i procedur płatniczych. Podobnie wygląda sprawa z kasami rejestrującymi – możliwość wystawiania faktur z kasy fiskalnej ma być utrzymana również do końca 2026 r.
Nie bez znaczenia jest też ogłoszony harmonogram testów nowej wersji systemu i struktury logicznej e-faktury (FA(3)). Zmiany w interfejsie API mają być dostępne we wrześniu 2025, natomiast wersja demo aplikacji KSeF 2.0 – w listopadzie. Praktyka jednak pokazuje, że testy z tak dużym wyprzedzeniem to jedno, a realna gotowość systemów IT to drugie – wiele firm i instytucji publicznych (w tym ZUS i banki) do dziś mierzy się z opóźnieniami przy podobnych projektach.
Projekt ustawy pokazuje więc pewną elastyczność i chęć wyjścia naprzeciw oczekiwaniom rynku – ale nadal wymaga uważnej analizy. Nie ma też co ukrywać – to ostatni dzwonek, by firmy poważnie zaczęły przygotowania. Zmiany dotkną nie tylko systemów księgowych, ale też sposobu wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur, obiegu dokumentów i komunikacji z kontrahentami. Z naszej perspektywy najważniejsze będą teraz: – ocena gotowości technicznej systemów (własnych i partnerów), – zaplanowanie scenariuszy awaryjnych, – testy integracji, – analiza zmian organizacyjnych i compliance.
Komentarze do projektu można zgłaszać do 25 kwietnia – to szansa, by ostatni raz wpłynąć na kształt przepisów. Czy to wystarczy, by wdrożenie KSeF tym razem przebiegło sprawniej niż planowano pierwotnie? Czas pokaże.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie wdrożenie KSeF? Poznaj InvoiceApp:
InvoiceApp to elastyczne narzędzie umożliwiające wygenerowanie e-faktur z każdego systemu informatycznego (księgowego). Dzięki naszemu rozwiązaniu, w prosty sposób pobierzesz faktury od swoich kontrahentów do swojego systemu. Automatycznie i dopasowane do klienta narzędzie wysyła i pobiera faktury do i z KSeF.
Rozwiązanie skierowane jest do firm używających systemów, których modernizacja pod kątem KSeF jest czasochłonna i kosztowna, takich jak SAP, Yardi, JD Edwards, Ms Dynamics, Oracle i inne.
