Wraz z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pojawią się nowe narzędzia mające chronić przedsiębiorców przed nadużyciami. Jednym z kluczowych rozwiązań jest możliwość zgłaszania tzw. faktur scamowych, czyli dokumentów, które mogą być próbą oszustwa. Na czym polega ta funkcjonalność, kto może z niej skorzystać i jak przygotować firmę na nowe realia?
Dlaczego wprowadzono mechanizm zgłaszania faktur scamowych?
KSeF to system służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Jego konstrukcja zakłada, że każda faktura przesłana przez wystawcę trafia automatycznie do odbiorcy, bez możliwości jej odrzucenia. To rozwiązanie, choć usprawnia obieg dokumentów, rodzi ryzyko nadużyć. Wystarczy, że oszust wystawi fikcyjną fakturę, a dokument pojawi się w systemie nabywcy.
Aby ograniczyć takie sytuacje, w KSeF 2.0 wprowadzono mechanizm zgłaszania faktur scamowych. Jego celem jest przeciwdziałanie pustym fakturom, transakcjom karuzelowym i wyłudzeniom VAT, a w konsekwencji - ochrona uczciwych podatników.
Kto może zgłosić fakturę jako scamową?
Zgłoszenie jest dobrowolne i nie wynika z odrębnych przepisów prawa. Uprawnienie do zgłoszenia ma wyłącznie podmiot posiadający dostęp do faktury w danym kontekście – najczęściej nabywca lub jego pracownik. Sprzedawca (Podmiot1) ani osoby przez niego upoważnione nie mogą dokonać zgłoszenia.
Co ważne, zgłoszenie dotyczy pojedynczej faktury i wymaga uzasadnienia. Jedna faktura może być zgłoszona w różnych kontekstach, np. przez nabywcę i podmiot trzeci.
Kiedy warto zgłosić fakturę?
Podstawą zgłoszenia powinny być obiektywne przesłanki wskazujące na próbę oszustwa. Zaleca się analizę kilku sygnałów ostrzegawczych, ponieważ pojedynczy błąd może wynikać z pomyłki, a nie z nadużycia. Do najczęstszych przesłanek należą:
- faktura pochodzi od podmiotu, z którym nabywca nigdy nie współpracował,
- brak rzeczywistej transakcji udokumentowanej fakturą,
- sprzedawca nie figuruje w rejestrach (CEIDG, KRS, wykaz podatników VAT),
- próby kontaktu ze sprzedawcą zakończyły się niepowodzeniem,
- dokument zawiera rażące błędy językowe, sugerujące automatyczne tłumaczenie,
- na fakturze widnieje nieuzgodniony, bardzo krótki termin płatności,
- faktura zawiera linki do niesprawdzonych stron lub załączników.
Czego nie należy zgłaszać jako scam w KSeF?
Mechanizm nie służy do rozwiązywania sporów handlowych. Nie zgłaszamy faktur dokumentujących rzeczywiste transakcje, nawet jeśli strony kwestionują kwotę, jakość usługi czy warunki realizacji.
Jak wygląda proces weryfikacji i wycofania zgłoszenia?
Administracja skarbowa analizuje zgłoszenia, ale podatnik nie otrzymuje informacji o przebiegu ani wyniku weryfikacji. To zabezpieczenie przed wyłudzeniami. W przypadku pomyłki zgłoszenie można wycofać, również z uzasadnieniem. Wycofanie, podobnie jak zgłoszenie, odbywa się indywidualnie i jest dostępne tylko dla podmiotu uprawnionego do faktury.
System umożliwia sprawdzenie statusu zgłoszenia lub jego wycofania, wraz z datą ostatniej zmiany i uzasadnieniem.
Znaczenie dla procedur podatkowych i compliance
Nowa funkcjonalność to nie jedyne narzędzie w KSeF. Warto pamiętać, że system nie pozwala na odrzucenie faktury wystawionej na błędny NIP - w takim przypadku konieczna jest korekta „do zera” po stronie sprzedawcy. Nabywca będzie mógł jedynie ukryć fakturę w wynikach wyszukiwania.
Dla firm oznacza to konieczność wdrożenia procedur weryfikacji kontrahentów i autentyczności transakcji przed księgowaniem dokumentów. Dobrym rozwiązaniem jest integracja systemów zakupowych z KSeF, aby automatycznie oznaczać faktury od nieznanych dostawców jako wymagające dodatkowej kontroli.
Faktury scamowe w KSeF - co dalej
Mechanizm zgłaszania faktur scamowych w KSeF to ważny krok w kierunku zwiększenia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Choć nie zastąpi on należytej staranności podatnika, może znacząco ograniczyć ryzyko wprowadzenia do ewidencji fikcyjnych dokumentów. Kluczem jest połączenie nowych funkcji systemu z wewnętrznymi procedurami kontroli, weryfikacją numerów NIP czy, weryfikacją kontrahentów na tzw. białej liście podatników. Tylko wtedy przedsiębiorcy będą mogli skutecznie chronić się przed nadużyciami.
Dowiedz się więcej na temat KSeF:
Obowiązkowy KSeF dla największych – problemy dla mniejszych
Oprogramowanie KSeF – narzędzie do eFaktur
KSeF 2026 – obowiązek, który dotyczy każdej firmy
Dodatkowe pytania?
