Wprowadzenie e- fakturowania to jeden z elementów unijnych propozycji zmian zaprezentowanych w dokumencie Komisji Europejskiej „VAT in digital age”, które pozwolą na cyfryzację rozliczeń VAT i dostosują regulacje do współczesnych realiów.
Unijne przepisy dotyczące elektronicznego fakturowania są implementowane w kolejnych krajach członkowskich UE.
E-fakturowanie zapewnia szybki, bezpieczny i skuteczny sposób wysyłania i odbierania faktur przez przedsiębiorców oraz korzyści dla administracji rządowej i europejskiej w postaci raportowania w czasie rzeczywistym, w zakresie kontroli finansowej jak i ograniczania uchylania się od płacenia podatków, oraz standaryzację raportowania.
Kraje które wprowadziły już krajowe systemy e-faktur jako ich niewątpliwe plusy wskazują m.in. zwiększenie wydajności firm, zmniejszenie kosztów, zmniejszenie pracy manualnej, zwiększenie jakości prognoz przepływów pieniężnych w czasie rzeczywistym, ograniczenie luki VAT oraz optymalizację rozliczeń podatników.
Poniżej pokrótce prezentujemy jak e-faktury wyglądają w wybranych krajach członkowskich.
Włochy
Włochy uznawane są (obok krajów Skandynawskich) za pionierów w zakresie faktur elektronicznych, jako jeden z pierwszych krajów UE wdrożyły powszechne raportowanie faktur w czasie rzeczywistym w transakcjach B2B oraz B2G jeszcze przed wejściem w życie Dyrektywy Europejskiej 2014/55/UE (dyrektywa ustanawiająca obowiązkowy odbiór e-faktur dla administracji publicznej).
Od 1 stycznia 2019 r. e-fakturowanie jest obowiązkowe dla B2B i B2C wśród włoskich operatorów o rocznym obrocie powyżej 65 000 EUR.
Włoski system elektronicznego fakturowania nosi nazwę SID (Sistema di Interscambio) system przetwarza faktury elektroniczne oraz dokonuje weryfikacji e-faktur przed przekazaniem ich do podmiotów publicznych. E-fakturę do organów administracji rządowej można przesłać za pomocą:
- certyfikowanej poczty elektronicznej (CEM);
- strony Urzędu Skarbowego gdzie wymagane jest odpowiednie uwierzytelnienie;
- SDICoop — usługę sieciową;
- SDIFTP — protokół przesyłania plików (dane techniczne).
Każdy ze sposób ma odpowiednie wymagania dotyczące technicznych aspektów przesyłanych dokumentów jak i sposobu połączenia z platformą.
Większość podatników korzysta ze wsparcia dostawców rozwiązań IT.
Podmioty gospodarcze przesyłają e-faktury w odpowiednim formacie za pośrednictwem SID, który przesyła każdy dokument do administracji państwowej na podstawie unikalnego identyfikatora adresata.
Wszystkie faktury przekazywane są do odpowiedniego departamentu, który może przeprowadzić odpowiednie kontrole. Organy włoskiej administracji rządowej archiwizują przesłane e-faktury przez 10 lat - system SID nie archiwizuje faktur.
Liczba e-faktur przesyłanych do systemu wynosi 30 mln rocznie.
Włoskie organy państwowe opracowały również dedykowaną aplikację na smartfony, która umożliwia małym i średnim przedsiębiorcom tworzenie i przesyłanie e-faktur.
Hiszpania
Władze podatkowe w Hiszpanii wprowadziły tzw. fakturowanie w czasie rzeczywistym w lipcu 2017 roku. E-faktury należy przesyłać przez specjalną stronę organów podatkowych w pliku XML. SII jest obowiązkowe m.in. dla dużych przedsiębiorstw oraz grup VAT, a podmioty nie zobligowane do używania SII mogą korzystać z systemu dobrowolnie. Krajowy system dedykowany e-fakturom przetwarza rocznie ponad 12 milionów e-faktur, zapewniając znaczne oszczędności dla sektora publicznego i prywatnego dzięki zastosowaniu w pełni zautomatyzowanego procesu fakturowania.
Słowacja
Na Słowacji już od sierpnia 2019 roku obowiązuje ustawa określająca wymagania e-fakturowania dla administracji publicznej i jej dostawców. Zobowiązuje ona do wystawienia e-faktury przez dostawcę publicznego jeśli jej wartość jest większa niż 5 000 EUR.
Obecnie korzystanie z e-fakturowania na Słowacji podobnie jak w Polsce w sektorze prywatnym jest dobrowolne. W miarę rozbudowy i testowania Elektronicznego Systemu Informacji o Fakturowaniu (IS EFA) obligatoryjny obowiązek raportowania w czasie rzeczywistym będzie rozszerzany.
Rumunia
Obowiązkowym wystawianiem e-faktur od lipca 2022 zostały objęte firmy, których działalność związana jest z towarami bądź obszarami uznawanymi za szczególnie narażone na uchylanie się od opodatkowania - wskazano kategorie takie jak np. owoce i warzywa, alkohole, budownictwo, odzież i obuwie. Obowiązek e-fakturowania za pomocą krajowego systemu obowiązkowe jest również dla transakcji B2G.
Dla pozostałych podmiotów wdrożenie elektronicznego fakturowania będzie obowiązkowe od 2024 roku.
Faktury będą obligatoryjnie generowane w odpowiednim formacie XML zgodnie z określonym standardem w dedykowanym systemie rządowym.
Zarówno wystawcy, jak i odbiorcy zobowiązani są do przechowywania faktur elektronicznych przez co najmniej 10 lat.
Wdrożenie e-faktur planują od 2024 roku kolejne kraje UE takie jak Francja i Niemcy.
Przypominamy, że w Polsce jeszcze w 2023 roku system e-faktur dla podatników jest fakultatywne, natomiast od 1 stycznia 2024 stanie się obligatoryjne dla firm posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce.
