Od 2026 roku większość podatników VAT w Polsce będzie zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To zmiana, która dotknie niemal każdą firmę – od lokalnych przedsiębiorstw po globalnych eksporterów. Wraz z nowymi zasadami pojawia się pytanie: czy faktura w KSeF może być wystawiona w języku obcym? Odpowiedź jest bardziej złożona, niż mogłoby się wydawać.
KSeF 2026 - co zmienia w fakturowaniu?
Krajowy System e-Faktur to platforma teleinformatyczna zarządzana przez administrację podatkową. Od 2026 roku stanie się obowiązkowa dla większości podatników VAT. Faktura w KSeF nie jest zwykłym dokumentem PDF. Jej podstawą jest plik XML zgodny z określoną strukturą logiczną. To właśnie dane w tym pliku są kluczowe dla rozliczeń podatkowych.
Wizualizacja faktury (czyli czytelna wersja dla kontrahenta) będzie nadal stosowana, ale musi wiernie odzwierciedlać dane z XML-u. Nie wolno dodawać informacji, których nie ma w strukturze e-faktury. To ważne, bo wielu przedsiębiorców będzie chciało przygotować wersję w języku obcym dla zagranicznych klientów.
Czy faktura w KSeF musi być po polsku?
Choć KSeF działa w języku polskim, przepisy podatkowe nie nakładają obowiązku wystawiania faktur czy też dokumentacji handlowej w tym języku. W ustawie o VAT brak jest zapisu, który wymagałby stosowania języka polskiego. W praktyce oznacza to, że w transakcjach B2B, zwłaszcza z kontrahentami zagranicznymi, dopuszczalne jest użycie języka obcego.
Kiedy język polski w KSeF jest konieczny?
W relacjach z konsumentami krajowymi oraz w działalności instytucji publicznych zastosowanie ma ustawa o języku polskim. Nakłada ona obowiązek używania języka polskiego w dokumentach dotyczących nazw towarów i usług, warunków gwarancji, informacji dla konsumentów, instrukcji obsługi, a także faktur.
Oznacza to, że faktury wystawiane dla konsumentów mieszkających w Polsce oraz na rzecz jednostek prawa publicznego muszą być sporządzone w języku polskim.
Faktury w KSeF dla kontrahentów zagranicznych - jakie są zasady?
Jeśli odbiorcą faktury jest przedsiębiorca z siedzibą poza Polską, a dokument nie dotyczy czynności wykonanej na rzecz polskiego konsumenta, można wystawić fakturę w języku obcym. Nie ma przeszkód, aby zawierała nazwy towarów i usług w języku angielskim, dodatkowe adnotacje typu „payment terms” czy „reference number”, a także wizualizację w tym samym języku.
Warto jednak pamiętać, że wizualizacja musi być spójna z danymi w XML-u. Nie wolno dodawać informacji, których nie ma w strukturze e-faktury. To kluczowy wymóg, który będzie kontrolowany.
Kontrola podatkowa - obowiązek tłumaczenia
Użycie języka obcego nie oznacza pełnej dowolności. W przypadku kontroli organ podatkowy może zażądać tłumaczenia faktury lub innej dokumentacji potwierdzającej transakcje, np. umowy lub zamówienia, na język polski, zgodnie z art. 287 Ordynacji podatkowej. Obowiązek ten spoczywa na podatniku, niezależnie od tego, czy faktura była wystawiona zgodnie z przepisami.
Dlatego warto przygotować się na taką ewentualność, na przykład poprzez stosowanie faktur dwujęzycznych.
Faktura dwujęzyczna w KSeF, czyli kompromis, który działa
Wielu przedsiębiorców decyduje się na faktury dwujęzyczne - w języku polskim i obcym jednocześnie. To rozwiązanie ułatwia komunikację z zagranicznym kontrahentem, usprawnia rozliczenia i minimalizuje ryzyko problemów podczas kontroli.
W praktyce oznacza to dodanie opisów produktów i usług w dwóch językach, np. „Usługa transportowa / Transport service”. Takie podejście jest szczególnie przydatne w transakcjach wewnątrzwspólnotowych.
Jeśli potrzebna jest wizualizacja e-faktur w dwóch językach, warto sprawdzić, czy używane oprogramowanie umożliwia wystawianie dokumentów w zakresie, który wspiera utrzymanie dobrych relacji biznesowych i sprawną komunikację z klientami.
Potwierdzenie w interpretacji podatkowej
Zasady opisane powyżej potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 lipca 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.333.2025.2.AMA). Uznała ona za prawidłowe stanowisko spółki planującej wystawianie faktur ustrukturyzowanych w języku obcym dla kontrahentów zagranicznych.
To ważny sygnał dla firm działających na rynkach międzynarodowych: przepisy są jasne, ale wymagają odpowiedniego przygotowania.
Najczęstsze błędy przy fakturach w językach obcych
Choć przepisy dają dużą swobodę, w praktyce pojawiają się błędy, które mogą kosztować czas i pieniądze. Najczęstsze z nich to brak wymaganych danych w strukturze XML, nieczytelne tłumaczenia, mylenie języka faktury z walutą czy brak numeru VAT kontrahenta z UE.
Warto zadbać o profesjonalne tłumaczenia i zgodność z ustawą o VAT - to oszczędzi problemów w przyszłości, a zapewni sprawną weryfikację faktury i terminowe płatności.
Podsumowanie
Wystawianie e-faktur w językach obcych jest zgodne z polskim prawem i często bardzo praktyczne. Kluczowe jest jednak przestrzeganie wymogów KSeF, przygotowanie spójnej wizualizacji oraz gotowość do tłumaczenia dokumentów na język polski w razie kontroli. W wielu przypadkach warto rozważyć faktury dwujęzyczne, jako rozwiązanie bezpieczne i wygodne.
Oprogramowanie KSeF – narzędzie do eFaktur
Invoice App to zaawansowane i proste w obsłudze narzędzie przygotowane przez ASB Group do generowania e-faktur, zaprojektowane z myślą o integracji z dowolnym systemem informatycznym. Dzięki elastycznej architekturze, Invoice App umożliwia łatwe i szybkie tworzenie e-faktur zgodnych z wymaganiami Krajowego Systemu e-Faktur. Narzędzie jest dedykowane potrzebom firm o różnej wielkości, od małych przedsiębiorstw po duże korporacje, zapewniając niezawodne wsparcie w procesie fakturowania.
Program działa w oparciu o plik źródłowy, wygenerowany z systemu księgowego (Excel, CSV, TXT, XML oraz inne). Narzędzie ASB Group dostosowuje się do formatu danych wygenerowanych z systemu klienta. Rezultatem przeprowadzonego procesu jest weryfikacja poprawności danych oraz automatyczna wysyłka pliku XML do systemu Ministerstwa Finansów.
Więcej informacji: Oprogramowanie KSeF – narzędzie do eFaktur
