Novela notářského řádu a změny platné od 1. září 2021

27. září 2021 Czech Republic

V srpnu byla ve Sbírce zákonů zveřejněna novela notářského řádu, která od 1. září 2021 zavedla několik významných změn týkajících se notářských služeb.

Novela tak navazuje na zákon o právu na digitální služby, díky kterému mají lidé získat právo řešit úřední věci výhradně elektronicky. Nově je tak možné sepisovat značné množství notářských listin v elektronické podobě za využití videokonference, aniž by byla vyžadována fyzická přítomnost v notářské kanceláři. Další novinkou je pak vznik Evidence ověřených podpisů a také Sbírky dokumentů, kde budou evidovány všechny notářské zápisy.

Elektronické notářské zápisy

Jak již bylo řečeno, novinkou, která by měla zlepšit a zjednodušit podnikatelské prostředí, je možnost distančního sepsání elektronických notářských zápisů týkajících se obchodněprávní agendy. Společně s využitím přímého zápisu do obchodního rejstříku je tak možné založit obchodní společnost/nebo provádět její korporátní změny plně on-line. V praxi se skrz videokonferenci účastníci prokáží notáři dokladem totožnosti s fotografií nebo biometrickými údaji, přičemž notář je povinen ověřit platnost a věrohodnost použitého dokladu. Sepsat distančně notářský zápis bude tedy možné například s dokladem s aktivovanými certifikáty pro elektronickou identifikaci, prostřednictvím tzv. bankovní identity nebo s využitím uživatelského účtu na portálu eidentita.cz. Notářský zápis, který bude sepsán v elektronické podobě, bude muset mimo jiné obsahovat uznávaný elektronický podpis účastníků nebo jejich zástupců a kvalifikovaný podpis notáře.

Evidence ověřených podpisů a Sbírka dokumentů

Další zásadní změnou, kterou s sebou novela přináší, je vznik Evidence ověřených podpisů a Sbírky dokumentů.
V Evidenci ověřených podpisů jsou nově evidovány všechny podpisy, které byly v České republice notářsky legalizovány. Každý ověřený podpis má své pořadové číslo a QR kód, díky kterým lze jednoduše ověřit pravost ověřovací doložky. Nahlížet do Evidence ověřených podpisů lze skrz webové stránky Notářské komory České republiky (NKČR). Nově je možné legalizovat také podpis elektronický. V takovém případě se ověřovací doložka vyhotoví v elektronické podobě, opatří kvalifikovaným elektronickým podpisem notáře a spojí se s elektronicky podepsaným dokumentem.

Ve Sbírce dokumentů jsou evidovány notářské zápisy sepsané jednak v elektronické podobě, tak i notářské zápisy sepsané v listinné podobě, které budou následně převedeny do elektronické podoby a opatřeny kvalifikovaným elektronickým podpisem notáře. Stejně jako do Evidence ověřených podpisů tak i do Sbírky dokumentů je možné nahlížet přes webové stránky NKČR po zadání příslušného pořadového čísla a data sepsání notářského zápisu. Rozsah informací, který je tak veřejně dostupný, je však značně omezen – dostupné jsou pouze údaje o účastníkovi notářského zápisu, datum sepsání a předmět úkonu. Samotný obsah notářského zápisu není, vzhledem k ochraně oprávněných zájmů účastníků, veřejně přístupný. Vznik Sbírky dokumentů, jakožto i Evidence ověřených podpisů, má zvýšit ochranu proti různým podvodným jednáním tím, že umožní ověření skutečnosti, zda daný notářský zápis reálně existuje a umožní ověřit pravost podpisů.

Za zmínku stojí také změna, která se již netýká digitalizace služeb, nicméně má zásadní dopad na občany ČR – dochází k přesunu pravomoci k provádění vyššího ověření notářských listin ve styku s cizinou (tzv. apostil). Od 1. 10. 2021 bude apostilní doložky na listiny vydané nebo ověřené notáři namísto Ministerstva spravedlnosti nově vydávat Notářská komora ČR ve svém sídle a dále i ve všech regionálních notářských komorách.

Změny zavedené novelou notářského řádu jdou s trendem digitalizace státní správy, která by měla značně zjednodušit v tomto případě podnikatelské prostředí, a také výrazně zmenšit prostor pro jakákoli podvodná jednání v oblasti pravosti podpisů a notářských zápisů. Kromě těchto pozitiv, je potřeba podotknout, že uvedené změny s sebou také nesou zvýšení náročnosti a objemu práce již tak vytížených notářských kanceláří.

Klára Janovská
Klára Janovská Corporate Services Manager
ASB Czech Republic
kjanovska@asbgroup.eu