Firemní benefity v souvislosti s nástupem celosvětové pandemie

22. března 2021 Czech Republic

Od loňského roku došlo k praktickému přeskupení firemních benefitů v souvislosti s nástupem celosvětové pandemie.

Benefity jako například tzv. „home office“ se přesunuly z vyhledávaného benefitu spíše k neoblíbenému nucenému stavu, kdy jeden nebo dva dny „home office“ v měsíci byly nahrazeny trvalým preferovaným způsobem výkonu práce.

Institut zaměstnaneckých benefitů nepředstavuje pro české pracovní prostředí žádnou novinku. Průkopníkem v oblasti zaměstnaneckých benefitů byl u nás Tomáš Baťa, který zaměstnancům nabízel firemní ubytování, vzdělávání, ale třeba i příspěvky na léčebné prostředky. Dnes máme k dispozici širší spektrum benefitů, některé jsou však výhodnější a vyhledávanější. Podmínky poskytování zaměstnaneckých benefitů by měly být pro všechny zaměstnance stejné a upravené interní směrnicí. Benefity mohou být významným faktorem pro volbu konkrétního zaměstnavatele. Dobře nastavené zaměstnanecké výhody mohou pracovníky motivovat, posílit jejich loajalitu k firmě, přispívat k jejich celkové spokojenosti, zvýšit stabilitu a produktivitu práce, upevnit firemní kulturu a zamezovat fluktuaci zaměstnanců. Pro dosažení vysoké efektivity benefitního systému, by firma měla dbát na to, aby reflektovala potřeby svých zaměstnanců. Organizace by měla zohlednit věkovou strukturu, životní fázi a zájmy svých zaměstnanců, které s jejich potřebami úzce souvisí. K zjištění zaměstnaneckých potřeb nejlépe poslouží jejich analýza. Zaměstnavatel by ji měl provádět pravidelně, jelikož potřeby zaměstnanců se mění společně s jejich věkem, životní fází, uspořádáním společnosti aj. Jestli je systém benefitů nastaven podle zaměstnaneckých potřeb, firmě se tato investice vrátí ve formě spokojenějších, motivovanějších a produktivnějších pracovníků, kteří si váží zájmu, starosti a ocenění svého zaměstnavatele. Níže se zaměříme se na benefity z pohledu mzdového účetnictví a tedy i daní. Zde uvádíme přehled těch nejvyužívanějších včetně jejich daňových dopadů, a to jak na straně zaměstnavatele, tak na straně zaměstnance.

Dodatková dovolená / Sick days

Zákonný roční nárok na dovolenou je 4 týdny. Oblíbeným benefitem je navýšení tohoto nároku například na 5 či 6 týdnů. Navyšování dovolené by mělo být vázáno na předchozí čerpání zákonného nároku. Pokud však zaměstnanec dovolenou nečerpá, může to mít naopak i negativní dopad. V některých firmách dokonce zavedli neomezenou dovolenou. Výhodnější pro zaměstnavatele jsou pak Sick days, jejichž čerpání nepodléhá zákoníku práce a jejich nevyčerpáním dochází k propadnutí.

Home office / Pružná pracovní doba

Pracovat v domácím prostředí a moci si vybrat, zda pracovat brzy ráno či pozdě v noci, může zaměstnancům vyhovovat. Nezapomínejme však, že i domácí pracoviště musí projít kontrolou bezpečnosti práce. Podle zákoníku práce si také každý zaměstnanec musí vést evidenci pracovní doby a dodržovat přestávky v práci. Speciální režim má pak výkon práce na home office v zahraničí (u nás často např. na Slovensku). Zde je potřeba se zaměřit na daňové dopady jak pro zaměstnance, tak pro zaměstnavatele.

Zaměstnanecké stravování

Od roku 2021 se zavedl daňově zvýhodněný stravenkový paušál jako jednoduchá a levná alternativa ke stravenkám. Nově mohou zaměstnavatelé poskytovat nezdaněný příspěvek na stravování v peněžní formě. Peněžitý příspěvek poskytovaný zaměstnavatelem zaměstnanci na stravování je dle nového znění zákona považován za osvobozený příjem do výše 70 % horní hranice stravného, které lze poskytnout zaměstnancům odměňovaným platem při pracovní cestě trvající 5 až 12 hodin. Pro rok 2021 se jedná o částku 75,60 Kč na den. Pokud zaměstnavatel má prostor provozovat vlastní stravovací zařízení, a to jak vlastními silami či prostřednictvím jiných subjektů, lze do daňových nákladů uplatnit veškeré náklady na provoz (např. energie, odpisy zařízení, mzdy pracovníků apod.) tohoto zařízení. Naopak hodnota potravin je vždy daňově neuznatelným nákladem. Pro zaměstnance se v obou případech jedná o daňově osvobozený příjem. Minerální vody, džusy, ovoce či sladkosti zaměstnance na pracovišti jistě potěší, z jejich strany se jedná o nepeněžní plnění osvobozené od daně, pro zaměstnavatele jsou však tyto náklady zcela daňově neuznatelnými.

Jazykové kurzy / Školení

Další vzdělávání zaměstnanců je vyhledávané jak zaměstnavateli, tak samotnými zaměstnanci. Rozšiřování vzdělání by však mělo jít ruku v ruce s předmětem činnosti společnosti. Pokud zaměstnancům společnost platí např. jazykové kurzy a znalost jazyka není nutná pro vykonávání pracovní pozice zaměstnance, může se sice jednat za splnění určitých podmínek o daňový náklad zaměstnavatele, nicméně na straně zaměstnance se jedná o zdanitelný příjem, včetně souvisejícího sociálního a zdravotního pojištění.

Kulturní a sportovní benefity

Dárkové poukázky a jiná nepeněžní plnění na různé kulturní, sportovní či vzdělávací aktivity nebo k využití zdravotnických zařízení, jsou již ustálenou praxí mnoha zaměstnavatelů. Nově lze zaměstnance odměňovat i poukázkami na knihy. Knihy se tedy zařadily spolu s kulturními a sportovními aktivitami mezi benefity osvobozené od zdanění na straně zaměstnance. Do stejné kategorie lze zařadit i příspěvky na zdravotnické potřeby, například dioptrické brýle či různá očkování nebo testování. Nutno zdůraznit, že pro zaměstnavatele se vždy jedná o daňově neuznatelný náklad.

Příspěvek na bydlení / Doprava

Zaměstnavatelé mohou dále přispívat svým zaměstnancům na dopravu do práce nebo poskytovat přechodné ubytování v blízkosti pracoviště. Pro zaměstnavatele jde o daňově uznatelný náklad, pokud je tento nárok upraven ve vnitřní směrnici zaměstnavatele nebo v pracovní smlouvě. Pro zaměstnance se jedná o zdanitelný příjem. Výjimku tvoří hodnota přechodného ubytování, pokud obec přechodného bydliště není shodná s obcí bydliště zaměstnance, a to maximálně do výše 3500 Kč/měsíčně, která je od zdanění u zaměstnance osvobozena.

Služební automobil k využití i pro soukromé účely

V případě, že má zaměstnanec k dispozici služební automobil a po vzájemné domluvě je umožněno automobil používat i pro soukromé účely, zaměstnanci se musí dodanit 1 % pořizovací ceny vozu včetně DPH za každý měsíc, ve kterém automobil využívá i k soukromým účelům. Nezapomínejme, že cesta do práce i z práce je považovaná jako cesta soukromá. Náklady za spotřebované soukromé pohonné hmoty lze po dohodě zaměstnanci srážet ze mzdy, nebo je lze považovat za nepeněžní benefit. V takovém případě se však jedná o zdanitelný příjem zaměstnance. Zaměstnavatel může považovat ty náklady za daňové, pokud je nárok na jejich poskytnutí sjednaný v interní směrnici či pracovní smlouvě.

Příspěvky na penzijní a životní pojištění

Zaměstnanci, kteří mají uzavřenou smlouvu na penzijní nebo životní pojištění, si mohou ve smlouvě sjednat příspěvek i od svého zaměstnavatele. Tento příspěvek je až do výše 50 000 Kč za rok osvobozen od daně z příjmů fyzických osob. Pro zaměstnavatele je tento benefit daňově uznatelným nákladem. Součástí benefitu penzijního a životního pojištění může být například i to, že společnost zaměstnanci zprostředkuje výhodnou smlouvu od jejich smluvní pojišťovny.

Benefit card / Cafeteria

Některé z uvedených benefitů lze poskytnout prostřednictvím benefitní karty nebo uceleného on-line systému zaměstnaneckých benefitů. Pro tento typ benefitů se vžil ustálený pojem „Cafeteria“. V rámci Cafeterie si lze vybrat řadu benefitní společností nabízených akcí. Velkou výhodou tohoto systému je možnost každého zaměstnance vybrat si aktivitu či zařízení dle vlastních preferencí. Daňový režim se následně posuzuje podle druhu zvoleného benefitu. Většina však spadá do kategorie kulturních, sportovních, zdravotních a podobných benefitů.

Dárky zaměstnancům

Dárky zaměstnancům jsou také dosti rozšířeným benefitem, zejména v období Vánoc (např. vánoční kolekce, sportovní vybavení apod.). U těchto dárků bychom se ale měli mít velmi na pozoru. Nejenže poskytnutí dárku zaměstnanci je daňově neuznatelným výdajem, ale představuje zároveň zdanitelný příjem na straně zaměstnance. Jedná se tak velmi nevýhodný zaměstnanecký benefit. Výjimkou jsou pouze reklamní a propagační předměty s hodnotou do 500 Kč a dárky poskytnuté v souladu s účelem uvedeným ve vyhlášce k Fondu kulturních a sociálních potřeb (např. významná životní jubilea, první odchod do starobního důchodu apod.). Závěrem bychom rádi poukázali na skutečnost, že daňově neuznatelný náklad vyplývající z využití zaměstnaneckých benefitů nepředstavuje pro firmu vždy nevýhodu. Společnost sice odvede daň z příjmů právnických osob ve výši 19 %, ovšem zdanění na straně zaměstnanců je pro společnost nákladem vyšším. Pokud zaměstnanec benefit daní, tzn. je jeho zdanitelným příjmem, pro společnost tento náklad představuje dalších 33,8 % na odvodu sociálního a zdravotního pojištění, stejně jako v případě výplaty mzdy. Zaměstnanecké benefity, které jsou sice nedaňovým nákladem na straně zaměstnavatele, ale zároveň jsou osvobozeným příjmem na straně zaměstnance, jsou tak daňově výhodné pro obě strany.

Klára Cowan
Klára Cowan Head of Payroll
kcowan@asbgroup.eu
Lucie Berglová
Lucie Berglová Head of Tax
ASB Czech Republic
lberglova@asbgroup.eu
Hana Moučková
Hana Moučková Senior Payroll Implementation Consultant
ASB Czech Republic
hmouckova@asbgroup.eu