Martin v ASB pracuje už nějaký ten pátek a díky jeho znalostem z účetnictví a informačních technologií se naskytla možnost stát se cenným článkem týmu pro digitalizaci. Jak vypadala jeho pracovní cesta a jaké ho čekaly výzvy si přečtěte níže.
Ve společnosti ASB Czech Republic pracuji více než 3 roky. Nastoupil jsem na pozici junior účetní, kde jsem prováděl základní účetní operace a spolupracoval se seniorními kolegy. Další částí mého pracovního úvazku byla správa účetních SW. Poprvé jsem měl možnost v těchto programech nejen pracovat, ale také školit nové i stávající zaměstnance a klienty.
Díky nabytým zkušenostem z účetnictví jsem měl možnost plně přejít do implementačního týmu, kde jsem se soustředil na vývoj nových systémů. Prvním úkolem bylo automatizovat zpracování přijatých faktur pomocí OCR systému.
Z důvodu ukončení činnosti předchozího dodavatele, vznikl v roce 2020 urgentní požadavek na systém pro schvalování faktur. Využili jsme možnost navázání OCR na DMS (document management systém), kde jsme ve spolupráci s dodavatelem vytvořili schvalovací procesy, kam přistupují klienti a mohou schvalovat a kontrolovat stav svých faktur. Schválené faktury se pak přenáší do účetního systému a není už potřeba přijaté faktury tisknout.
S rostoucím počtem uživatelů přicházely nové a zajímavé podněty pro vylepšení funkčnosti. Cílem bylo co nejvíce vyhovět potřebám klienta a zakomponovat jednotlivé požadavky. Pro maximální využití document management systému jsme přidali i správu datových schránek. Výhodou této funkce je archivace všech datových zpráv a možnost spravovat datové schránky klientů z jednoho místa.
Pro interní potřeby jsme navrhli i strukturu jednotlivých složek pro ukládání všech dokumentů klienta. Cílem je maximálně digitalizovat dokumenty a minimalizovat používání papírů. Pomocí provázanosti složek jsme vyvinuli WF procesy, díky kterým nám odpadla emailová komunikace a nyní se citlivá data posílají přímo v DMS pouze odpovědným osobám.
Automatizace a digitalizace účetních dokumentů se stává potřebnou zvláště v této době, kdy většina zaměstnanců pracuje z domova. Baví mě rozvíjet tento projekt a pomáhat s prací i ostatním. Ať už se jedná o naše zaměstnance, nebo klienty.