Dlouhodobé a krátkodobé pracovní cesty a povinnosti českých zaměstnavatelů.
V naší praxi se velmi často setkáváme s tím, že zaměstnavatelé za vyslání považují pouze dlouhodobé vyslání zaměstnance. Nicméně i krátkodobá pracovní cesta do zahraničí může být vysláním ve smyslu směrnice vysílání pracovníků, pokud jsou poskytovány služby (montáž, oprava, poradenství atd.)
V následujícím článku shrneme ty nejdůležitější povinnosti, které zaměstnavatelé mají jak vůči svým zaměstnancům, tak vůči institucím jednotlivých států, a to právě v případě vyslání v režimu krátkodobých služebních cest.
První podmínkou je, že vždy musí existovat pracovněprávní vztah mezi vysílajícím zaměstnavatelem a vyslaným zaměstnancem.
Dále při vyslání na krátkodobou služební cestu je nutné z hlediska sociálního zabezpečení rozlišovat, zda se jedná o jednotlivá vyslání nebo o souběžně vykonávanou činnost. Tato informace je nezbytná pro žádost o vystavení formuláře A1, který slouží jako potvrzení o příslušnosti k sociálnímu zabezpečení v ČR pro zaměstnance, kteří cestují do jiných zemí EU nebo do zemí se smlouvou o sociálním zabezpečení s ČR.
Při každém takovém vyslání má zaměstnanec nárok na cestovní náhrady. Tyto cestovní náhrady se však nezapočítávají do tzv. minimální mzdy v jiných členských státech EU.
Zaměstnanec má dále nárok na takovou mzdu, kterou by v minimální výši obdržel za stejnou práci ve státě EU, do kterého byl vyslán. Za tuto mzdu je považována minimální mzda daného státu a je vždy nezbytné porovnat, zda této mzdy dosáhl i v ČR. Porovnáváme pouze výši dosažené mzdy za období, kdy skutečně v zahraničí pracoval. Pokud tedy služební cesta trvala 5 pracovních dnů, porovnáme mzdu za 5 pracovních dnů, a jak jsme již uvedli výše, cestovní náhrady se do této mzdy nemohou započítávat. V případě, že vyplacená mzda v ČR této výše nedosáhne, je třeba zaměstnanci rozdíl doplatit.
Dále je nutné posoudit, kde bude odváděna daň z příjmů ze závislé činnosti, stručně řečeno, do jakého státu a podle předpisů jakého státu bude vypočtena daň ze mzdy zaměstnance. Obecně lze konstatovat, že daň je odváděna do toho státu, kde byla práce vykonána. Nicméně zde existuje tolik dalších aspektů, ovlivňujících tuto skutečnost, že doporučujeme individuální posouzení každého případu (v úvahu je třeba vzít existenci smluv o zamezení dvojího zdanění, určení daňové rezidence konkrétního pracovníka atd.). K tomuto posouzení by však mělo dojít nejpozději před výpočtem první mzdy za danou práci. Vyhneme se případným opravám mezd a mnohdy i sankcím ze strany institucí daného státu.
V rámci této problematiky bychom dále rádi upozornili i na skutečnost, že při opakovaných pracovních cestách, které splňují podmínky o vyslání zaměstnance, je třeba posoudit i fakt, zda nedošlo ke vzniku stálé provozovny a zda tedy nevznikají další povinnosti na poli odvodu daně z příjmů právnických osob.
Na závěr bychom rádi vedli seznam dokladů, které by s sebou měl zaměstnanec mít k dispozici pro případnou kontrolu.
- Evropskou kartu zdravotního pojištění
- Formulář A1 vystavený na vyslání nebo na souběh/ činností/výjimku okresní správou sociálního zabezpečení
- Vysílací dopis nebo pracovní smlouvu přeložené do jazyka země vyslání včetně všech dodatků (podle požadavků konkrétní země)
- Doklad potvrzující výši mzdy (pokud není součástí smlouvy)
- Další doklady týkající se evidence pracovní doby, přestávek v práci atd. by měly být na pracovišti nebo u pověřené osoby/zástupce, jehož jmenování je v mnoha zemích povinné
PDF ke stažení: Vysílání pracovníků do členských států EU/EHP/CH na pracovní cesty – povinnosti českých zaměstnavatelů
