Karolína, Office manager a HR Specialist, je jedním z lidí, kteří s námi rostou od začátku jejich kariéry. V rozhovoru s ní se mimo jiné dozvíte, jak vnímala první vlnu koronavirové pandemie, kdy se svým týmem musela zajistit plynulý chod celé kanceláře.
Karolíno, jak dlouho jsi v ASB?
V ASB jsem od roku 2016, tzn. už 5. rokem. Nastoupila jsem při studiu na poloviční úvazek na recepci, kde jsem pracovala asi dva roky. Následně jsem dostala možnost přejít na pozici v Trust Management týmu (dnes Tým korporátních služeb), kde jsem působila jako asistentka jednoho z našich manažerů. Mojí náplní práce byla podpora klientů a našich týmů. Vzhledem ke spolupráci se zahraničními klienty je u této pozice samozřejmostí aktivní využívání anglického jazyka. Nicméně, práce v tomto týmu jako taková mě nenaplňovala, proto jsem se po roce a devíti měsících rozhodla, že dám výpověď. Mým tehdejším záměrem bylo věnovat se práci v oboru, který jsem vystudovala, a tím je HR. Shodou okolností naši společnost v té době opouštěla naše tehdejší office manažerka a mně byla tato pozice nabídnuta. Po důkladném zvážení jsem tuto nabídku nakonec přijala a oficiálně v březnu tohoto roku jsem na pozici Office managera nastoupila. Zároveň se mi splnilo i mé přání věnovat se HR, protože mi byla svěřena část agendy našeho HR. Celkově se tak nyní považuji za spokojeného zaměstnance.
Popíšeš nám stručně svou aktuální pozici a její náplň práce?
Jde o kompletní provoz kanceláře a recepce, objednávky materiálu, schvalování a kontrolu OM objednávek a komunikaci s dodavateli. Mým úkolem je také pečovat o blaho zaměstnanců, snažím se zaměřit na to, co jim ve firmě chybí. Podílím se na zajišťování některých firemních akcí, jako jsou teambuildingy. V průběhu první poloviny roku jsem měla možnost si vyzkoušet organizaci našeho all-staff meetingu, kdy jsem vybírala místo a catering a měla jsem kompletní zodpovědnost za budget. Těší mě, že výsledkem byla podařená akce. V oblasti HR zajišťuji onboarding/offboarding zaměstnanců a asistuji při pohovorech. Baví mě, že společnost můžu nově nastupujícím lidem představit právě já, je pak příjemnější a jednodušší s nimi spolupracovat.
Víš, čemu by ses chtěla do budoucna věnovat? Výhradně office managementu nebo oboru HR?
Nedokážu říct, zatím jsem na této pozici krátkou dobu a vím, že se musím hodně učit. Na seniornější pozici nemám dostatečné zkušeností a kompetence, k těm vede ještě dlouhá cesta. Zatím mi vyhovuje aktuální kombinovaná pozice, kdy se mohu na HR agendě podílet a zároveň o spoustě věcech v kanceláři samostatně rozhodovat. Cením si toho, že je mi ponechán docela široký rozsah zodpovědnosti a jakákoli inovace z mé strany je brána pozitivně.
Na rozdíl od pozice v Týmu korporátních služeb máš na aktuální pozici také dvě podřízené, je to pro Tebe pozitivní změna?
Jsem ráda, že jsem na naší recepci sama pracovala, proto vím, co tato práce obnáší a kolegyním se snažím vycházet vstříc. Ale obecně, co se týče vedení, jsem možná přísná, někdy až ostrá, ale na druhou stranu si myslím, že je nutné, abych měla určitou míru respektu. Samozřejmě, že se v tomto ještě učím najít tu správnou hranici. Vnímám to tak, že se vzájemně respektujeme a pro mě jsou to spíše kolegyně než podřízené, mohu se na ně spolehnout. Obecně si myslím, že v ASB nefunguje žádná hierarchie, kdy se „klaníme“ vyšším pozicím, ale naopak zde funguje přirozený respekt.
Co je pro Tebe na té pozici největší výzva?
Řekla bych, že pro mě na mé pozici je to aktuálně koronavirus. V březnu jsem byla na této pozici nově a běžné fungování kanceláře se tehdy obrátilo vzhůru nohama. Museli jsme zajistit, aby veškerá podpora v rámci back-office fungovala. Nevěděli jsme, co přijde, jak se pandemie bude vyvíjet a společnost fungovat. Nemohli jsme prostě říct: zavřeme kancelář. K problému jsme se postavily čelem a s kolegyněmi na recepci jsme se snažily nastavit vše co nejlépe, jak šlo – tzn. zajistit všem týmům podklady, aby mohly pracovat z domova. Tuhle velkou výzvu jsme, dle mého, dobře zvládli. Pro mě i z pohledu motivace kolegyň, aby nepodlehly panice a nezavřely se doma. Holky jsou v tomto úžasné a já jim za to moc děkuji.
Jaká je spolupráce s ostatními týmy v rámci společných klientů?
Spolupráce s ostatními týmy mě osobně přijde jako bezproblémová. A to nejen z mé aktuální pozice, spolupracovalo se mi s nimi dobře i na pozici předchozí. Podle mě hrají dobré vztahy na pracovišti důležitou roli a musí se o ně pečovat stejně, jako o vztahy partnerské. I když jsem byla v Týmu korporátních služeb, s lidmi z ostatních oddělení jsme si vycházeli vstříc. A nyní, když jsem Office manager, lidi mě v podstatě rádi mít musí – rozdávám jim totiž stravenky! :)
Co je pro Tebe neoblíbená povinnost?
Bude to znít divně, ale aktuálně moc takových věcí není. Napadá mě řešení pojistných událostí, kdy komunikujete s pojišťovnami a dalšími úřady. Sami dobře víte, že záleží na tom, jak je člověk na druhé straně telefonní linky příjemný, a že jednání s institucemi je často na dlouhé lokty. Ale ve finále mi to nevadí.
V čem se podle Tebe ASB liší od jiných firem podobného typu?
Já nás vnímám jako rodinnou firmu, kde si na nic nehrajeme. I přesto, že rosteme, stále nejsme klasický korporát zatížený dlouhými schvalovacími procesy. Naše kultura je neformální a rádi spolu trávíme čas i mimo pracovní dobu. Přístup k zaměstnancům je velmi otevřený, máme možnost se denně potkávat s vedením.
Proč by si případným zájemcům o práci u nás doporučila ASB?
Právě z výše uvedených důvodů. K nám jsem už několik lidí sama doporučila a můžeme je u nás už i vídat. Snažím se vždy zamýšlet nad tím, jestli by mohl být doporučovaný člověk u nás spokojený a zároveň měl přidanou hodnotu pro firmu.