Zaměstnávání cizinců a jejich hlášení na úřad práce je v současnosti běžnou součástí práce personalistů ve značné části firem. A protože pro zaměstnávání cizinců platí specifické podmínky a od října 2025 se navíc pravidla zpřísňují, je třeba se ve všech lhůtách a předepsaných postupech dobře orientovat. Jak tedy celý proces zvládnout bez potíží?
Povinnost hlásit nástup či ukončení zaměstnání cizince na Úřad práce vzniká zaměstnavatelům na základě zákona č. 435/2004 Sb. o zaměstnanosti, především podle §87 a §88 tohoto zákona, a její nesplnění může být sankcionováno podle § 140 odst. 4 písm. c) téhož zákona až do výše 100 000 Kč.
Koho se týká hlášení cizinců na úřad práce
Zahájení a ukončení zaměstnání cizince musí Úřadu práce hlásit všichni zaměstnavatelé, kteří působí na území České republiky a zaměstnávají osoby se zahraniční státní příslušností (dále používáme již jen výraz „cizinec“). V tomto případě není rozhodující, zda je zaměstnavatel právnickou, nebo fyzickou osobou – pro všechny platí totéž.
Stejné povinnosti zaměstnavatelů se uplatňují i v případě zaměstnanců, kteří na území České republiky byli vyslaní zahraničním zaměstnavatelem, nebo zde působí na základě vnitropodnikového převedení.
Za cizince se v tomto kontextu považují všichni občané třetích zemí (mimo EU, EHP a Švýcarsko), ale také občané členských států EU, EHP (Evropský hospodářský prostor) a Švýcarska. Hlášení se tedy týká například i zaměstnanců se slovenským státním občanstvím. Stejně tak platí pro občany Ukrajiny.
Ohlašovací povinnost se týká všech pracovních poměrů
Ohlašovací povinnost nedělá rozdíly ani mezi typy pracovních poměrů. Povinnost nahlásit cizince vzniká nezávisle na tom, zda je zaměstnán na hlavní pracovní poměr, nebo „pouze“ na dohodu o provedení práce či dohodu o pracovní činnosti. Stejné podmínky platí i pro cizince působící v Česku na základě agenturního zaměstnávání.
Povinnosti hlášení na úřad práce se liší podle státní příslušnosti cizince
- Občané členských států EU, EHP a Švýcarska: Mají obecně volný přístup k českému trhu práce, a tak nepotřebují pracovní povolení ani povolení k pobytu za účelem zaměstnání. I přesto u nich zaměstnavatelé hlášení o nástupu a ukončení zaměstnání musí podat, protože úřad práce všechny cizince pracující v ČR sleduje.
- Občané třetích zemí (mimo EU, EHP a Švýcarsko): Pro legální výkon práce potřebují platné povolení k zaměstnání, zaměstnaneckou kartu, modrou kartu nebo dlouhodobé vízum s pracovním oprávněním. U těchto osob je hlášení zároveň kontrolním nástrojem, který slouží k ověření souladu s podmínkami pobytu a pracovního oprávnění.
V praxi to znamená, že zatímco formální náležitosti hlášení jsou podobné, u občanů zemí mimo EU, EHP a Švýcarska je kontrola správnosti údajů klíčová, aby nedošlo k porušení zákona a případným sankcím. Hlášení zaměstnanců z třetích zemí je úzce spjaté také se zákonem č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců, který upravuje podmínky jejich pobytu na území ČR.
Co musí hlášení cizinců na úřad práce obsahovat
Aby nebyla řeč jen o paragrafech, je dobré si položit praktickou otázku: „Co všechno vlastně musí takové hlášení vlastně obsahovat?” Nejde totiž jen o základní identifikaci zaměstnance a datum nástupu do zaměstnání. Úřad práce požaduje detailnější informace jak o zaměstnavateli, tak o samotném cizinci. K tomu slouží dva dokumenty:
- Informační karta: Používá se v případě, že má zaměstnanec volný přístup na trh práce, tedy zejména u občanů ze státu Evropské unie, Evropského hospodářského prostoru a Švýcarska. Slouží především k evidenci cizince.
- Sdělení: Používá se v situaci, kdy je cizinec zaměstnáván na základě pracovního oprávnění. Je vázané na konkrétní pracovní oprávnění, a proto vyžaduje navíc informace o něm.
Co musí obsahovat informační karta
- Identifikační údaje zaměstnavatele: název, IČO, sídlo
- Identifikační údaje cizince: jméno a příjmení, datum a místo narození, pohlaví, státní příslušnost, status cizince (podrobný přehled možných kategorií, které se evidují, je dostupný na stránkách MPSV), číslo cestovního dokladu + název orgánu vydávající tento doklad, dosažené vzdělání, adresa trvalého pobytu, doručovací adresa v ČR
- Informace o zaměstnání: datum nástupu (či případně ukončení), druh pracovněprávního vztahu (pracovní poměr, DPP, DPČ), kód CZ-ISCO dané pracovní pozice, minimální požadované vzdělání pro danou pozici, kategorie CZ-NACE zaměstnavatele, adresa místa výkonu práce
Co musí obsahovat sdělení
- Identifikační údaje zaměstnavatele: název, IČO, sídlo
- Identifikační údaje cizince: jméno a příjmení, datum a místo narození, pohlaví, státní příslušnost, číslo cestovního dokladu + název orgánu vydávající tento doklad, dosažené vzdělání, adresa trvalého pobytu, doručovací adresa v ČR, druh a číslo pracovního oprávnění, datum vydání a datum platnosti pracovního oprávnění
- Informace o zaměstnání: forma zaměstnání (pracovní poměr, DPČ, vyslání, vnitropodnikové převedení), datum nástupu (či případně ukončení), kód CZ-ISCO dané pracovní pozice, kategorie CZ-NACE zaměstnavatele, minimální požadované vzdělání pro danou pozici, adresa místa výkonu práce
Kdy se hlášení na úřad práce odesílá
Pro úřad práce jsou klíčové tři rozhodné události – nástup, změna a skončení.
Hlášení o nástupu do zaměstnání doposud muselo být odeslané nejpozději v den nástupu. Od 1. října 2025 dochází ale ke zpřísnění pravidel, na jejichž základě budou muset zaměstnavatelé cizince hlásit ještě před jejich nástupem do zaměstnání. V případě nesplnění povinnosti se pak bude jednat o nenahlášenou práci, za kterou hrozí zaměstnavateli pokuta až ve výši 3 miliony Kč.
Změny a skončení se ohlašují v okamžiku, kdy k uvedenému dojde, a to nejpozději do 10 kalendářních dnů od rozhodné události.
Co je nástup a skončení, je zřejmé. Které změny je však nutné hlásit? Jsou to, jednoduše řečeno, všechny změny v údajích uvedených na hlášení. Zaměstnavatel je povinen vést evidenci zaměstnávaných cizinců, v níž by tyto informace měly být obsaženy. Podrobnosti k tomu, co by taková evidence měla obsahovat, naleznete na stránkách Ministerstva práce a sociálních věcí.
Ať už jde například o změnu dosaženého vzdělání, místa výkonu práce nebo přesun na jinou pracovní pozici, všechny tyto údaje by správně měly být nahlášeny nejpozději do 10 dnů od jejich zjištění.
- Pozor! V situaci, kdy zaměstnanec přechází mezi různými druhy pracovních poměrů, se nejedná pouze o změnu. Je proto nezbytné podat samostatné hlášení o ukončení předchozího pracovního poměru a hlášení o začátku nového.
Jak se hlášení cizinců na úřad práce podává
Hlášení se zasílá příslušnému úřadu práce výhradně elektronicky. Zaměstnavatelé mají na výběr ze tří způsobů:
- propojit vlastní informační systém s portálem MPSV a odeslat hlášení přímo z něj
- hlášení vyplnit i odeslat přímo na portálu MPSV
- hlášení vyplnit na portálu MPSV, následně ho stáhnout a odeslat prostřednictvím datové schránky
Formulář je interaktivní a stejný pro oba typy hlášení – informační kartu i sdělení. Automaticky se však přizpůsobuje vybranému typu dokumentu. Po odeslání hlášení systém automaticky generuje potvrzení o jeho přijetí, které je zasláno do datové schránky zaměstnavatele.
Co zaměstnavatelům při hlášení cizinců usnadní práci
Existuje celá řada doporučení a tipů. Co na základě vlastních zkušeností v ASB vnímáme jako nejpřínosnější?
- Vzhledem k množství agendy, kterou je potřeba řešit při nástupech a ukončeních pracovních poměrů, je vhodné mít připravený pevný postup, např. checklist s tím, co vše je nutné zařídit (přihlášky, odhlášky atd.). Předejdete tak opomenutím důležitých kroků či případným sankcím za nesplnění povinnosti.
- Před nástupem do zaměstnání doporučujeme vhodné uchazeče seznámit s tím, které doklady bude muset před nástupem do práce doložit, aby zaměstnavatel mohl odeslat hlášení v zákonném termínu. Typicky se jedná o pas, povolení k pobytu či pracovní oprávnění.
- Přijmout zaměstnance můžete i ve chvíli, kdy u sebe ještě nemá vydanou zaměstnaneckou kartu. Pokud ještě zaměstnanec nemá vydané povolení k pobytu (např. právě v podobě zaměstnanecké karty), ale již bylo rozhodnuto o jeho udělení a čeká se pouze na vydání plastové karty, lze hlášení podat s využitím údajů z rozhodnutí o vydání. Klíčové je, že k datu nástupu je zaměstnanec oprávněn pracovat, i když fyzickou kartu ještě neobdržel. Po vydání plastové karty je třeba odeslat změnové hlášení s doplněnými aktuálními údaji.
- Nezapomeňte, že hlášení se vedle hlavního pracovního poměru vztahuje i na dohody o provedení práce (DPP), dohody o pracovní činnosti (DPČ) a krátkodobé či jednorázové práce.
Dodržování všech zásad nejen usnadní samotné podávání hlášení, ale sníží také množství chyb a z nich pramenící nedodržení zákonných lhůt. Především u většího počtu zaměstnávaných cizinců je systematický přístup klíčový a pomáhá zajistit, aby zaměstnavatel splnil všechny své povinnosti včas a bez zbytečných komplikací. Pokud s nastavením procesů ve firmě potřebujete pomoci, obraťte se na nás.
Mohlo by vás zajímat
Dobrá zpráva pro družstevní bydlení. Od roku 2026 bude možné díky odečtení úroků z úvěru ušetřit na dani
Jak postupovat při vzniku pracovního úrazu: povinnosti zaměstnance i zaměstnavatele
Vrácení nároku na odpočet DPH u neuhrazených závazků: důležité termíny a informace
