Digitalizace a automatizace hrají v dnešní technologické době významnou roli. Poradenská skupina ASB pracuje na zvyšování kvality poskytování svých služeb a neustále vyhledává a zapojuje do svých procesů pokročilé technologie, za účelem výrazně zjednodušit a zefektivnit procesy a vzájemnou spolupráci s klienty.
Cílem využití těchto technologií je vytvořit tzv. bezpapírovou kancelář. ASB Czech Republic pracuje se systémem OCR (Optical Character Recognition), tzv. systém optického rozeznání znaků, který umožňuje automaticky sdílet a zpracovávat data z naskenovaných dokumentů. Výhodou systému je rozpoznání jakékoli struktury dokumentu, jeho uložení do elektronické podoby a přístup k tomuto souboru z jakéhokoli zařízení několika uživateli najednou. Užívání OCR systému zvyšuje míru přesnosti importovaných dat a zároveň nedochází k jejich ztrátám během schvalovacího procesu.
V návaznosti na testování technologie na několika větších projektech ASB u vybraných klientů postupně nově zavádí komplexní řešení pro ukládání, správu a zpracování dat včetně datových zpráv. Toto řešení, DOCU-X DMS (Document Management System) doplňuje a navazuje na systém OCR. Jeho smyslem je automatizace schvalovacích procesů bez nutnosti fyzického zaslání dokumentu emailem, což zmíněný schvalovací proces zefektivňuje a taktéž dělá s ohledem na únik dat bezpečnějším.
Hlavními výhodami DOCU-X, systému pro správu dokumentů tedy jsou:
- Urychlení oběhu a procesu schvalování faktur
- Přehled o stavu dokumentu, včetně sledování historie
- Přístup k dokumentům kdykoliv a odkudkoliv i pomocí webového rozhraní
- Možnost odděleného schvalování faktur k zaúčtování a k platbě
- Integrace Datové schránky klienta a nastavitelná e-mailová upozornění
- Správa dokumentů na jednom místě
- Bezpečné uložení dokumentů a řízený přístup pomocí oprávnění
- Snadné a rychlé vyhledávání dokumentů (metadata)
- Souvislosti mezi dokumenty (přístup na související dokumenty)
- Integrace s účetním softwarem
- Automatické vytěžování faktur pomocí funkce optického rozpoznávání (OCR)
Postupným zavedením systému DOCU-X u vybraných klientů chce ASB docílit většího komfortu správy a práce s dokumenty pro všechny jejich uživatele.
Detailní informace vám na vyžádání poskytnou naši kolegové:
Andrea Jonáková
Process & Project Management Team
ASB Czech Republic
ajonakova@asbgroup.eu
Petr Vlček
Accounting Team Director
ASB Czech Republic
pvlcek@asbgroup.eu