Nejrušnější část roku, alespoň co se výpočtu mezd a daní zaměstnanců týká, skončila. A s uzavřeným rokem se opět objevuje otázka, jak dlouho HR dokumenty a mzdové podklady archivovat.
Bohužel, až na jednu výjimku, nejsou v zákoně uvedeny přesné lhůty a námi uvedené hodnoty jsou tedy odvozené z dalších zákonů. Pokud tedy níže uvádíme 10 let, pak to odvozujeme z lhůt, jak daleko mohou být zpětně kontrolovány podklady ze strany státních institucí. V případě HR dokumentů je pak odvozujeme od promlčecích lhůt pro občanskoprávní spory, která činí 3 roky.
Nejdelší dobu archivace mají mzdové listy a Evidenční listy důchodového pojištění. Zde je jediná výjimka a doba archivace je zmíněna přímo v zákoně – Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení a byla s platností od 01.01.2023 navýšena na 45 let. Pokud archivujeme doklady pro osoby, které již pobírají starobní důchod, je doba archivace zkrácena na 10 let.
Po uplynutí doby archivace je třeba požádat státní archiv o souhlas se skartací mzdových listů a Evidenčních listů důchodového pojištění. Po obdržení souhlasu je možné provést skartaci a uložit protokolu o provedené likvidaci dokladů. Toto většinou zajistí specializované společnosti, které se archivací jako takovou přímo zabývají.
Kratší dobu archivace pak mají tyto personální doklady:
- Zápočtové listy – 10 let
- Pracovní smlouva, DPP, DPČ, – 10 let
- Platový výměr – 10 let
- Pracovní náplň – 10 let
- Evidence pracovní doby, docházky – 3 roky
- Evidence dovolené – 1 rok
Zároveň upozorňujeme na skutečnost, že personální složku nelze uchovávat v celém rozsahu, při skončení pracovněprávního vztahu je třeba zlikvidovat ty dokumenty (údaje), které by zaměstnavatel nepotřeboval ani v případě sporu s bývalým zaměstnancem.
Jedná se např. o případné kopie osobních dokladů, profesní životopis či jiné obdobné dokumenty (přesný výčet neexistuje) a uchovávat pouze dokumenty, které by byly nezbytně nutné při dokazování v případě soudního sporu. Po celou dobu jejich uchování (tj. zpracování osobních údajů) se uchová i souhlas se zpracováním osobních dokladů (pouze tam, kde je souhlas vyžadován).
