Per avviare un`attivita in Polonia è necessario verificare l'obbligo di registrazione ai fini dell'IVA. La legge sulle imposte sui beni e servizi stabilisce le condizioni in cui un soggetto è tenuto a registrarsi: 1) il volume d'affari supera la soglia di 200.000 zł nell'anno fiscale, 2) l'attività comprende transazioni soggette a tassazione.
È importante notare che queste condizioni si applicano alle entità nazionali mentre le aziende straniere che non hanno una sede fissa in Polonia e che effettuano vendite tassabili in Polonia sono tenute a registrarsi indipendentemente dall'importo del volume d'affari.
Documenti richiesti Parte 1
Per la registrazione si utilizza il modulo VAT-R (lo stesso modulo viene presentato anche per l'aggiornamento dei dati dell'azienda). Questo documento contiene informazioni di base sull'azienda, come il nome e l'indirizzo della sede, lo scopo della richiesta e le informazioni sulle circostanze che giustificano la necessità di registrazione all'IVA. Nel modulo VAT-R si indica anche la necessita’ di registrarsi all’IVA UE (VIES), necessaria qualora si effettuino transazioni con altri paesi dell'Unione europea es. Acquisti intracomunitari etc
Un altro modulo importante è il NIP-8. Questo modulo serve a fornire informazioni fiscali importanti che non sono incluse nel registro delle imprese, come i dati per l'Ufficio di statistica (GUS), l'Istituto di Previdenza sociale (ZUS) e i dettagli del conto bancario della società. L'indicazione del conto bancario è fondamentale per l'inclusione nell'elenco "bianco", che è importante per le transazioni tra imprenditori.
Le entità straniere devono presentare il modulo NIP-2 per fornire le informazioni necessarie all'Amministrazione tributaria.
Documenti richiesti Parte 2
È necessario allegare alla domanda alcuni documenti aziendali, come il contratto societario, l'estratto dal registro delle imprese o il contratto per il diritto di utilizzare i locali in cui ha sede l'attività.
Nel caso di entità straniere che richiedono la registrazione in Polonia è necessario presentare documenti che confermino la registrazione ai fini dell'IVA nel paese di residenza, con traduzione giurata in lingua polacca, indicare il motivo della richiesta e presentare un contratto con una banca che confermi l'apertura di un conto corrente in Polonia, se ne è stato stato aperto uno.
Tutti i documenti devono essere presentati entro il giorno precedente alla data della prima transazione tassabile.
Dove presentare i documenti?
La domanda di registrazione deve essere presentata all'Ufficio delle imposte competente per la sede dell'azienda.
Per le entità straniere, l'ufficio competente è il Secondo Ufficio delle imposte di Varsavia-Centro.
La registrazione ai fini dell'IVA in Polonia è gratuita. Tuttavia, se la società ha bisogno di una certificato che confermi la registrazione, è necessario indicarlo nella domanda VAT-R e pagare una tassa di 170 zł.
Cosa succede se non registro l'azienda all`IVA?
In caso di mancata registrazione all'IVA entro il termine previsto, l'imprenditore può essere soggetto a sanzioni previste dal Codice penale fiscale. Se per qualsiasi motivo l'imprenditore non è in grado di presentare i documenti entro le tempistiche di legge, per evitare sanzioni deve presentare immediatamente una segnalazione di violazione fiscale, (ravvedimento operoso), le dichiarazioni fiscali scadute e, se necessario, pagare le tasse arretrate con gli interessi.
Conferma della registrazione
Dopo aver ricevuto i documenti, l'Ufficio delle imposte verifica la richiesta e, in caso di approvazione, iscrive il soggetto nell'elenco dei contribuenti attivi IVA oppure si riserva il diritto di richiedere ulteriori documenti o chiarimenti. Per verificare lo stato della registrazione, è utile monitorare l'elenco dei contribuenti gestito dal Ministero delle Finanze.
