Rozpoczynając prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce należy sprawdzić wymagalność rejestracji do celów VAT. Ustawa o podatku od towarów i usług określa sytuacje, w których podmiot ma obowiązek rejestracji. Przede wszystkim są to przypadki, gdy: • obrót działalności przekroczył limit 200 tys. zł w roku podatkowym; • działalność obejmuje transakcje podlegające opodatkowaniu.
Warto zaznaczyć że te warunki dotyczą podmiotów krajowych. Zagraniczne firmy niespadające w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności dokonujące sprzedaży opodatkowanej w Polsce mają obowiązek rejestracji niezależnie od wysokości obrotu.
Wymagane dokumenty cz.1
Do rejestracji służy formularz VAT-R (ten sam formularz składa się również w przypadku aktualizacji danych firmy) Jest to dokument, w którym wypełniamy m.in. podstawowe informacje o firmie jak nazwa i adres siedziby, cel złożenia wniosku czy informacje o okolicznościach z których wynika potrzeba rejestracji do VAT. W formularzu VAT-R odnotowuje się również chęć rejestracji do transakcji unijnych, niezbędnej w przypadku transakcji z podmiotami z innych krajów Unii Europejskiej.
Kolejnym ważnych formularzem jest NIP-8. Formularz ten służy do wskazania ważnych informacji z podatkowego punku widzenia nieumieszczonych w KRS, takich jak dane do GUS, ZUS oraz dotyczące rachunku bankowego spółki. Wskazanie rachunku bankowego jest kluczowe do wpisania go na tzw. białej liście co ma znaczenie przy dokonywaniu płatności między przedsiębiorcami.
Podmioty zagraniczne w celu dostarczenie potrzebnych informacji administracji skarbowej składają analogicznie formularz NIP-2.
Wymagane dokumenty cz.2
Do formularzy należy też dołączyć dokumenty spółki , są to m.in. umowa spółki, wyciąg z rejestru handlowego czy umowa na tytuł prawny do lokalu, w którym znajduje się siedziba i miejsce prowadzenia działalności.
W przypadku podmiotów zagranicznych ubiegających się o rejestrację w Polsce, należy dodatkowo przedstawić dokumenty potwierdzające rejestrację do celów podatku VAT w kraju rezydencji wraz z ich tłumaczeniem przysięgłym na język polski, umotywować przyczynę rejestracji czy też przedłożyć umowę z bankiem potwierdzającą otwarcie rachunku w Polsce, jeśli taki został otwarty.
Wszystkie dokumenty należy złożyć najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień dokonania pierwszej opodatkowanej transakcji.
Gdzie należy złożyć dokumenty?
Wniosek o rejestrację składamy do Urzędu Skarbowego stosownego do miejsca siedziby firmy.
Dla podmiotów zagranicznych jest to natomiast II Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście.
Rejestracja do celów VAT w Polsce jest bezpłatna. Jeśli jednak spółka potrzebuje decyzji potwierdzającej rejestrację, należy w zgłoszeniu VAT-R zaznaczyć taką opcję i uiścić zapłatę w kwocie 170 zł.
Co jeżeli nie zarejestruję firmy do VAT?
W przypadku braku rejestracji do VAT w wymaganym terminie przedsiębiorca może liczyć się z nałożeniem sankcji karnej przewidzianą w Kodeksie Karnym Skarbowym. Jeżeli natomiast przedsiębiorca z różnych przyczyn nie zdąży na czas złożyć dokumentów, aby uniknąć kary powinien jak najszybciej złożyć zawiadomienie o popełnieniu wykroczenia skarbowego tzw. czynny żal, zaległe deklaracje podatkowe oraz w razie potrzeby uiść zaległy podatek wraz z odsetkami .
Potwierdzenie rejestracji
Urząd Skarbowy po otrzymaniu dokumentów weryfikuje ogłoszenie, a następnie dokonuje wpisu podmiotu na listę czynnych podatników VAT lub zwraca się do podmiotu o dostarczenie dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień. W celu sprawdzenia statusu rejestracji warto monitorować wykaz podatników prowadzony przez Ministerstwo Finansów.
