Wraz z postępem technologicznym i coraz większą cyfryzacją, tradycyjne metody dostarczania korespondencji stają się coraz mniej efektywne, a jednocześnie kosztowne. W odpowiedzi na te wyzwania, polskie władze postanowiły wprowadzić system, który umożliwi przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną, zwiększając tym samym - przynajmniej w teorii - wygodę, a także zyskując oszczędność czasu i ponoszonych kosztów.
Co to są e-Doręczenia
e-Doręczenia to usługa, która umożliwi przedsiębiorcom wysyłkę, odbiór i przechowywanie korespondencji online. W przeciwieństwie do zwykłej poczty elektronicznej jest to tzw. usługa zaufana, która gwarantuje bezpieczeństwo i pewność skutków prawnych. Wiadomość wysłana z adresu używanego do e-Doręczeń (ADE) będzie miała bowiem takie same skutki prawne, jak list polecony z potwierdzeniem odbioru.
Adres do e-Doręczeń, po jego aktywacji i wpisaniu do bazy adresów elektronicznych, stanie się adresem do korespondencji urzędowej przedsiębiorcy.
Kto i kiedy będzie korzystać z e-Doręczeń
Wszyscy przedsiębiorcy wpisani do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) i Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), osoby wykonujące zawody zaufania oraz podmioty publiczne docelowo będą zobowiązani do założenia skrzynki do doręczeń elektronicznych i przesyłania korespondencji wyłącznie elektronicznie.
Terminy wdrożenia e-Doręczeń są różne w zależności od grupy podmiotów, których to wdrożenie obowiązuje. Harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania e-Doręczeń dla przedsiębiorców oraz osób wykonujących zawody zaufania jest następujący:
TERMIN WDROŻENIA E-DORĘCZEŃ:
od 10 grudnia 2023 roku
PODMIOTY ZOBOWIĄZANE:
podmioty niepubliczne wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) po 10.12.2023 r.
TERMIN WDROŻENIA E-DORĘCZEŃ:
od 10 marca 2024 roku
PODMIOTY ZOBOWIĄZANE:
podmioty niepubliczne wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) przed 10.12.2023 r.
Obowiązki w zakresie wdrożenia e-Doręczeń
Podmioty podlegające wpisowi do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) i Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) będą zobowiązane do:
- posiadania elektronicznej skrzynki doręczeń (ADE), oraz
- dokonania wpisu do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).
AED będzie podlegał wykorzystywaniu w każdej procedurze administracyjnej i sądowej, co ma na celu uproszczenie procesu doręczeń i zastąpienie formy papierowej dokumentami elektronicznymi.
Wsparcie ASB Poland
Wprowadzenie e-Doręczeń może stanowić wyzwanie dla wielu przedsiębiorców. Podstawą tego wdrożenia będzie również przegląd wewnętrznych instrukcji i procedur oraz ewentualna ich modyfikacja. Dlatego zachęcamy do kontaktu z nami w celu przygotowania się z wyprzedzeniem do nowych obowiązków.
Specjaliści ASB Poland zapewnią Państwu kompleksowe wsparcie w dostosowaniu się do powyższych obowiązków w następującym zakresie:
- utworzenia elektronicznej skrzynki doręczeń (ADE);
- wpisu elektronicznej skrzynki doręczeń do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE);
- utworzenia konta administratora oraz aktywacja skrzynki e-doręczeń;
- bieżące zarządzanie i obsługa elektronicznej skrzynki Klienta.
Autor tekstu: Agnieszka Hallay
