Trend působící zvenku, ale i zevnitř

2. května 2021 Czech Republic

Ve své praxi jsem ji měl možnost vidět v mnoha výrobních společnostech, např. při výrobě automobilových součástek, plazmových televizorů nebo ve velkých skladech retailových společností.

Robotizaci a digitalizaci můžeme pozorovat všude kolem nás. Ve své praxi jsem ji měl možnost vidět v mnoha výrobních společnostech, např. při výrobě automobilových součástek, plazmových televizorů nebo ve velkých skladech retailových společností. Každodenně se s ní potkávám i při běžném nakupování, kdy cenovky v supermarketu už nejsou papírové, ale digitální, a nemusím čekat u pokladny, až paní pokladní „oskenuje“ celý nákupní košík – můžu to udělat sám, buď zapůjčeným skenerem nebo dokonce svým mobilním telefonem, přímo při nakupování. Telefon mi zároveň jen tak mimochodem rovnou nabídne položky, které jsem kupoval minulý týden, jestli jsem na ně dnes jaksi nezapomněl. To už jsme se ale posunuli trochu dál, směrem k umělé inteligenci.

Digitalizace se stává v poslední době nezpochybnitelným trendem, a to i v našem oboru – tedy účetnictví. Je to něco, co působí zvenku, viz výše uvedený příklad, ale i zevnitř. Často se totiž setkávám s kolegy, kteří mi položí jednoduchou otázku: „Já už nechci jen účtovat došlé faktury, mohl(a) bych dělat na nějakých složitějších účetních případech?“ A je samozřejmé, že chceme takovým požadavkům vyhovět. Protože jedině tak je bude práce bavit a dávat smysl.

A jaké je tedy konkrétní uplatnění?

O digitalizaci v účetnictví se hodně píše a existuje velké množství prezentací. S reálnými příklady, které fungují a zároveň přinášejí zamýšlené výhody, je to však mnohdy horší. Přitom skutečně fungující model může velmi jednoduše vypadat zhruba takto:

  1. Dodavatel vystaví fakturu za své služby nebo zboží v elektronické podobě
  2. Zašle ji na zpracovatelem účetnictví předem definovanou emailovou adresu
  3. Po přijetí emailu ji systém automaticky přemístí k vytěžení do systému OCR (optické rozpoznávání znaků)
  4. Pokud se jedná o již existující vzor faktury, systém ji sám rozpozná a vytěží z ní všechny pro schválení a zaúčtování podstatné náležitosti
  5. Z vytěžených údajů je ihned provedeno několik klíčových kontrol – existence dodavatele v registru dodavatelů společnosti, správnost čísla jeho bankovního účtu nebo jeho ověření na registr spolehlivých plátců
  6. Je-li nastaveno schvalovací workflow, předem definovaní schvalovatelé dostanou emailovou či mobilní notifikaci o tom, že je pro ně připravena faktura ke schválení
  7. Po schválení je automaticky přenesena do účetního systému, který je s OCR synchronizován, a připravena k zaúčtování.
  8. Zaúčtování probíhá v ideálním případě pouze potvrzením již předem systémem připravených údajů jako je částka, číslo účtu, DUZP apod.

Celý systém může fungovat v cloudovém prostředí, bez nutnosti instalace softwaru na PC a s možností přistupovat k němu odkudkoliv. Společnost má tak online přehled o tom, v jakém stavu se daná faktura nachází (přijatá, schválená, zaúčtovaná nebo zaplacená).

Pomáhá zrychlovat procesy, i když se to někdy nezdá

Určitě můžeme vypočítat, kolik času v jednotlivých procesech, jako je schvalování došlých faktur, jejich zaúčtování nebo archivace (a zejména následné vyhledávání v archivovaných dokladech), ušetříme, pokud je vše digitalizováno. Dokonce umíme změřit i kolik listů papíru nemusíme vytisknout, protože doklady kolují celým procesem např. ve formátu PDF – kupříkladu u nás jsme to spočítali na několik vzrostlých stromů ročně.

Nic z toho ale nebude reálně pravda, pokud se nám nepodaří pro tak velkou změnu, jakou je přechod od papíru k výhradně digitální podobě dokladů, přesvědčit na jedné straně naše dodavatele a na straně druhé všechny účetní kolegy, kteří v novém prostředí pracují. Na počátku každé velké změny se vždy najde početná skupina těch, kteří novince nevěří, zajetý systém jim přijde lepší, efektivnější, příjemnější, dokonce rychlejší.

Cestou k překonání jejich obav je jednak dostatečná hardwarová výbava – dva velké monitory pro každého jako absolutní základ, a pak také skupina „pionýrů“, kteří budou v rámci organizace přicházet s praktickými příklady toho, jak konkrétně jim nový systém šetří práci a budou šířit své know-how mezi ostatní. Osobně jsem přesvědčený, že postupně „digitální kultura“ převáží.

Další informace se dozvíte zde.

Petr Vlček
Petr Vlček Accounting Team Director
ASB Czech Republic
pvlcek@asbgroup.eu